Funkce GDPR
Jak pracovat s funkcemi GDPR
Easy Software brát vážně ochranu osobních údajů. Evropské nařízení známé jako obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) přináší řadu výzev všem organizacím a stalo se jedním z nejvíce rezonovaných obchodních témat. Naším posláním je poskytovat klientům Easy Redmine a v podstatě všem projektovým komunitám spolehlivý software, který umožňuje efektivní plnění všech povinností procesoru dat. Snadná Redmine je připravena pro 100% GDPR od verze 1.2 (květen 2018).
Obsah
Anonymizace kontaktů a uživatelů
Pravidla hesel
Dvoufaktorová autentizace
Speciální viditelnost pro vlastní pole a kontakty
Vyžádat a stáhnout protokoly
Platnost relace
Viditelnost kontaktů
Anonymizace kontaktů a uživatelů
Funkce anonymizace kontaktů a uživatelů vám umožňuje rychle skrýt/vymazat citlivá data uložená ve vybraných vlastních polích v jakémkoli typu kontaktů (osobní, firemní, účet) a uživatelů. Po aktivaci této funkce není odstraněn ani kontakt/uživatel ani žádné vlastní pole, pouze se jejich datový obsah vyprázdní, aniž by bylo možné později obnovit původní data. Když je vlastní pole nastaveno na „Povinné“, tj. Jeho obsah nemůže být prázdný, například jméno, příjmení nebo e-mailová adresa, původní data budou automaticky nahrazena textovým řetězcem „Anonymizováno“ (pro kontakt na společnost/účet) nebo „ Anonymizovaný kontakt "(pro osobní kontakt) nebo" Anonymizovaný uživatel "(pro uživatelský profil). Účelem této funkce je uspokojit případné požadavky klientů na skrytí/vymazání jejich citlivých osobních údajů podle nařízení GDPR. Legislativa říká, že data nemusíte mazat tak, jak je potřebujete pro obecné porozumění vašim zákazníkům. Taková data však nelze spojit s konkrétní osobou.
Jak používat tuto funkci
Nejprve musíte vybrat, která vlastní pole v Kontaktech a Uživatelé jsou považována za citlivá a projdou procesem anonymizace, pokud o to váš klient požádá. To lze provést docela snadno v Více »Správa» Vlastní pole »otevřít podkategorii„ Kontakty “nebo„ Uživatelé “» upravit citlivé vlastní pole. Zaškrtávací políčko s názvem „Anonymizováno“ najdete ve spodním nastavení. Když zaškrtnete políčko a uložíte nastavení, veškerý datový obsah tohoto konkrétního vlastního pole bude u kontaktů/uživatelů, které později vyberete pro anonymizaci, okamžitě vymazán. Proto tuto funkci používejte opatrně, abyste předešli zbytečné ztrátě dat.
Takto to vypadá, když bylo pole „Jméno kontaktu“ považováno za citlivé a vybrané kontakty byly anonymizovány. Na druhou stranu pole „adresa“ nebylo nastaveno na anonymizaci, proto je viditelné.
Anonymizovaný kontakt lze rozpoznat nejen ze seznamu kontaktů, ale i kdekoli jinde, například v prodejních aktivitách.
Takto detailně vypadá anonymizovaný kontakt. Některá pole jsou prázdná, protože tam byla anonymizována.
Chcete -li hromadně anonymizovat jeden nebo více kontaktů, stačí je vybrat ze seznamu a kliknutím pravým tlačítkem myši otevřít kontextovou nabídku. Zde stačí vybrat možnost „Anonymizovat“ a potvrdit ověřovací dialog kliknutím na „OK“.
Kromě kontaktů lze anonymizovat také Uživatelé opakováním stejného postupu kliknutím pravým tlačítkem.
Také můžete anonymizovat uživatele kliknutím na příslušné tlačítko v postranním panelu uživatelského profilu.
Toto je detail anonymizovaného uživatelského profilu. Všimněte si toho, že u uživatelských profilů s anonymizovanou e-mailovou adresou nahrazuje původní náhodně vygenerovaná e-mailová adresa ve tvaru „...@anonymized.com“.
Pravidla hesel
Podívejte se nastavení autentizace.
Dvoufaktorová autentizace
Podívejte se nastavení autentizace.
Speciální viditelnost pro vlastní pole a kontakty
Toto nastavení umožňuje konfiguraci viditelnosti vlastních polí a výchozích kontaktních polí pro vybrané uživatele, typy uživatelů a skupiny. U vlastních polí toto nastavení najdete v Více »Správa» Vlastní pole »upravit jakékoli stávající vlastní pole nebo vytvořit nové. V dolní části obrazovky zaškrtnutím políčka „Zvláštní viditelnost“ zobrazíte související možnosti nastavení následovně:
Typy uživatelů - vyberte, které typy uživatelů uvidí toto vlastní pole, nebo ponechte pole prázdné, aby bylo viditelné pro všechny typy uživatelů
Skupiny - vyberte, které skupiny uvidí toto vlastní pole, nebo ponechte prázdné, aby bylo viditelné pro všechny skupiny
Uživatelé - vyberte, kterým uživatelům se toto vlastní pole zobrazí, nebo ponechte pole prázdné, aby bylo viditelné pro všechny uživatele
Pro kontakty přejděte na Další »Kontakty» Nastavení »Nastavení polí, kde můžete upravit nastavení výchozích kontaktních polí, jako je Autor, Poslední aktualizace, Jméno, Příjmení atd.
Toto je příklad nastavení pole Příjmení. Zde opět vyberete uživatele, typy uživatelů a skupiny, kterým je povoleno toto pole vidět, nebo ponecháte pole prázdné, aby bylo viditelné pro všechny. Analogicky lze exportovat pouze data viditelná pro uživatele.
Vyžádat a stáhnout protokoly
Přejděte na Další »Správa» Snadné protokoly, najděte požadovaný protokol a klikněte na tlačítko Stáhnout vedle něj.
Platnost relace
Tato nastavení umožňují automatické odhlášení uživatele z jeho aktuální relace po zadaném časovém období. Přejít na Další »Správa» Nastavení »Ověřování» Vypršení platnosti relace, kde najdete dvě možnosti:
Maximální doba trvání relace - maximální doba, po kterou může být uživatel přihlášen do relace nezávisle na své aktivitě
Životnost neaktivity relace - maximální doba, po kterou může být uživatel neaktivní, než se automaticky odhlásí z relace
Viditelnost kontaktů
Viditelnost kontaktů lze konfigurovat pro typy uživatelů i pro role uživatelů. Chcete -li jej nastavit pro typy uživatelů, přejděte na Další »Správa» Typy uživatelů »vyberte typ uživatele» Viditelné typy kontaktů. Volitelné možnosti jsou Vše, Účet, Osobní kontakty, Partner, Dodavatel.
Chcete -li jej nastavit pro typy uživatelů, přejděte na Další »Správa» Role a oprávnění »vyberte roli» Viditelnost kontaktů. Volitelné možnosti jsou Všechny kontakty, Kontakty vytvořené uživatelem nebo přiřazené uživateli, Kontakty vytvořené uživatelem, Kontakty přiřazené uživateli.
Kromě toho lze práci s kontakty v mnoha aspektech omezit jednoduše použitím oprávnění pro každou roli.
