Jak implementovat Knowledge Base 2.0 v Harmony: Story of Easy Software

Co je znalostní báze 2.0

Je to dokonalý způsob přístupu ke znalostem společnosti, integrovaný do Easy Redmine a poskytuje výkonnou sadu nástrojů pro organizaci a škálování dokumentace, manuálů, procesů, řízení kvality a dalších potřeb pro udržení znalostí v rámci organizace.

Dozvědět se více

Jak jsme to vytvořili

• Jaká byla výzva: Ve společnosti Easy Software se množství interních znalostí ke sdílení stalo pro předchozí řešení příliš složité. Jen běžná sada článků v kategoriích už to neškrtla.
• Co jsme potřebovali: Hledali jsme specializovanou aplikaci, která by byla co nejblíže Easy Redmine. Rozhodně to musí být open-source, protože to podporujeme a samotný Easy Redmine je open-source software.
• Jaké řešení jsme zvolili: BlueSpice dokonale odpovídá definici. Jedná se o open-source řešení, specializovaný wiki nástroj, s komplexní adaptabilitou a integrací s Easy Redmine.

Jak migrace probíhala

Již jsme měli existující data v naší předchozí Knowledge Base. Chtěli jsme hodně z toho přenést do nového řešení. Podívejte se, kterých sedm kroků jsme podnikli:

1. Vyčistěte data v původní databázi znalostí – začít před migrací. Doporučujeme řadit všechny články od „poslední aktualizace“ a postupovat od nejstarších.

• Zjistíte, že mnoho článků shora lze jednoduše smazat
• Ostatní, které zařadíte do zvláštní kategorie nazvané „ke kontrole“ – později je aktualizujete
• Některé lze okamžitě aktualizovat
• Zbytek může zůstat tak, jak je

Další dva tipy:

• Pokud bude více lidí recenzování článků, může být dobré je nějak označit nebo nastavit vlastní pole – například „Recenzováno“.
• Zkontrolujte také názvy článků. Pokud obsahují problematické symboly, mohou způsobit problémy během migrace. Zde je několik tipů na mediawiki.org o názvy stránek a Právní titulní znaky.

Dozvědět se více

2. Nainstalujte Knowledge Base 2.0 – technické dodání funkce. Vzhledem k tomu, že běžíme na Easy Cloud, bylo to provedeno téměř automaticky

3. Proveďte testovací migrace – nebyli jsme si jisti výsledkem, proto jsme provedli testovací migraci

• Zkontrolovali jsme názvy stránek, formátování obsahu (záhlaví, odstavce, odkazy a obrázky) a kategorie
• Zkontrolovali jsme, jak dlouho to bude trvat (měli jsme migrovat více než 900 článků)
• Na základě našich zjištění z testovací migrace jsme provedli nezbytné změny v obsahu původní znalostní báze
• „Obnovili“ jsme aplikaci Knowledge Base 2.0 – odstranili všechna data

4. Informace pro naše uživatele

• Informovali jsme je o datu migrace výroby = po této době je primárním zdrojem znalostí Knowledge Base 2.0. Po uplynutí této doby budou mít uživatelé přístup pouze pro čtení k původním článkům (jen pro referenci a srovnání), jak vypadají nyní a dříve
• Uspořádali jsme několik kol školení uživatelů a zlepšení dovedností administrátorů

5. Dovoz výroby

• Nastal den, kdy jsme klikli na tlačítko a migrace byla spuštěna
• Po naší úvodní kontrole jsme snížili oprávnění pro všechny role v původní znalostní bázi – do režimu pouze pro čtení

Viz proces migrace

6. Vnitřní podpora

• Určili jsme některé kolegy a kanál v Microsoft Teams, kde by naši uživatelé mohli klást jakékoli dotazy ohledně fungování Knowledge Base 2.0
• Některé problémy po migraci byly nalezeny ve výrobě. Vzhledem k tomu, že jsme měli stále aktivní ten původní, mohli jsme každý problém podle toho vyřešit

7. Zakažte původní znalostní databázi

• Po asi 6 týdnech požadavky na interní podporu zmizely
• Deaktivovali jsme původní znalostní bázi z naší aplikace Easy Redmine
• Před odinstalací pluginu doporučujeme provést zálohu

Jak společnost přijala změnu

Každá změna v organizaci vyžaduje nějaký čas na úplné přijetí. Začátky jsou nejtěžší, a proto musíme našim uživatelům stále připomínat výhody nového systému.

V případě Knowledge Base 2.0 je zřejmé, že pokud něco nevíte, zkuste nejprve hledat (žárovka na postranním panelu). Výsledky uvidíte nejen v podobě názvu článku (jako v původní Knowledge Base), ale i ve skutečném obsahu stránek na první pohled => je velká šance, že dostanete odpověď bez muset jít kamkoli jinam.

Když uživatel jednoduše a rychle najde požadované znalosti od ostatních jsou více nakloněni sdílet své znalosti s těmi druhými, aby oplatit laskavost a cit.

Jak realizace probíhala

Kategorie

Byli importované z původní znalostní báze, což je skvělé. Strukturu (kategorie a podkategorie) však technicky nebylo možné importovat. První věc, kterou jsme udělali, byla kontrola kategorií, do kterých jsou stránky uspořádány

Začali jsme s 3 hlavní „dimenze“ kategorií:

• Publikum – pro koho je stránka nejužitečnější – je povoleno více možností jako
• Prodej
• Vývoj softwaru
• Marketing
• Každý
• Typ dokumentu – jaký druh znalostí je sdílen. Nakonec bude mít každý typ svou vlastní šablonu, takže všechny budou vypadat standardně. Osvědčený postup diktuje, že každá stránka by měla mít pouze jeden typ dokumentu.
• Zásady
• Jak
• Proces
• Tréninkové poznámky a nahrávky
• Předmět – o čem je stránka. Tato struktura může jít hlouběji, protože ve společnosti je mnoho témat. Přidání stránky do kategorie Předmět je dobrovolné – není povinné, pokud neexistuje vhodná kategorie.
• Produktový
• Základní vlastnosti
• Řízení zdrojů
• Help Desk
• Agile board
• Infrastruktura
• mrak
• Server
• Hybridní řešení
• Interní IT
• týmy
• výhled
• technické vybavení
• Sdílený HW
• Individuální HW

Protože každý editor může vytvářet nové kategorie, děláme měsíční revize takže nevzniklo příliš mnoho nejasných kategorií na jedno použití, jakési uklizení struktury, aby se nezbláznila.

Navigační stránky

Je důležité, aby uživatelé mohli dobře procházet novou aplikací. Přirozeným prvkem pro navigaci je Hlavní menu, který je částečně přizpůsobitelný. Užitečná doplňková možnost je homepage, který vítá čtenáře, odkazy na článek o doporučených postupech pro Knowledge Base 2.0 a odkazy na stránky věnované oddělením v naší společnosti.

Kliknutím např. na Marketing bude uživatel přesměrován na rejstřík marketingových stránek k procházení. Obsahuje také další informace, které jsou relevantní pouze pro toto oddělení.

Zvažujeme použití navigačních stránek pro jiná kritéria řazení (jako jsou informace o produktu nebo obecné zásady společnosti).

Krok za krokem

Jakmile nastavíte kategorie a navigační stránky, uživatelé v nich již mohou pracovat. Může od začátku působí trochu chaoticky, proto jich máme několik určených Správci, kteří dohlížejí na to, aby byl dodržen nějaký pořádek.

Byli jsme pomocí znalostní báze 2.0 už pár měsíců a stále teprve začínáme. Uvědomujeme si, že máme daleko k ideálnímu stavu dokonale organizované a standardizované wiki, kterou všichni uživatelé (bez ohledu na zkušenosti) znají nazpaměť.

Věříme, že znalostní základnu budeme postupně rozšiřovat, organicky, vašimi zapojenými uživateli k lepšímu přijetí, než kdybychom strávili měsíce přípravou systému, který by naši uživatelé museli pracně studovat, aby pochopili.

Naše doporučení je těsně sledovat, jak uživatelé používáte ji a udělejte malé postupné kroky směrem k implementaci přesnějších organizačních konfigurací, jako jsou šablony stránek, pravidla typografie atd. Každý krok, který byť jen trochu komplikuje použití znalostní báze pro větší dobro vaší organizace, by měl být doprovázen vysvětlením jak to prospěje všem, kterých se to týká.

Proč investovat do čističky vzduchu?

My v Easy Software jsme dokončili proces migrace a implementace a nyní je řada na vás. Dodržováním výše uvedených tipů a inspirací může každá společnost implementovat novou znalostní bázi 2.0, která splňuje její jedinečné potřeby a uchovává její know-how v bezpečí.

Vyzkoušejte zdarma