Working Smart: Jak najít správnou rovnováhu mezi krátkodobými požadavky a dlouhodobými projekty

Řekněme, že provozujete vlastní firmu a klienti přicházejí na vás, ale také chcete prozkoumat nevyužité příležitosti. Nebo možná vaše společnost chce snížit provozní náklady v reakci na Covid-19, aniž by odkládala projekty, které mohou potenciálně řídit dlouhodobý růst. Jak se máš? spravovat úkoly musíte nyní udělat klíčové cíle, které musíte v budoucnosti dosáhnout?

Většina plachetnic přichází se záložním dieselovým motorem, který je udržuje v chodu během doldrů. Podobně musíte vyvinout své metody, jak přežít požadavky na bufet a udržet vše v pohybu správným směrem.

Naštěstí existují účinné přístupy k dosažení této rovnováhy. Následující kroky mohou být zvláště užitečné pro řízení krátkodobých přání a potřeb, aniž by ztratily ze zřetele svou dlouhodobou vizi.

1. Krátkodobě svázat s dlouhodobým

Nejdůležitější otázky, které byste si měli položit při zvažování, zda splnit či nesplnit novou krátkodobou poptávku, se zdaleka týkají toho, jak to souvisí s vaší vizí a strategií. Posouvá vás poptávka k vaší předpokládané budoucnosti? Existují aspekty této poptávky, které ohrožují vaši schopnost dosáhnout vaší vize? Můžete v budoucnu využít některé z prvků tohoto krátkodobého projektu?

Poskytnutí těchto otázek vám umožní pochopit, zda je krátkodobý úkol „jednorázovým“ projektem, nebo zda může sloužit jako šablona inicializovat nový projekt v budoucnu. Krátkodobé požadavky, které se vyplatí využít, mohou být v budoucnu častěji využívány.

Jednorázové úkoly samozřejmě nejsou vždy špatné. Pokud je například vznikající požadavek technickým rizikem, které nemůžete ignorovat, musíte být připraveni a ochotni přemístit své zdroje přizpůsobit to.

Pokud tak učiníte, musíte k problému přistupovat stejně jako v případě projektu neustálého zlepšování. Musíš sestavit strukturovaný plán kolem něj a pochopit a kvantifikovat jeho účinky. Nástroj pro správu projektů, jako je Easy Redmine může poskytnout cennou pomoc v EU odhadování a rozvrhování projektů a při výpočtu kritické cesty.

2. Zdůvodněte krátkodobé požadavky daty

Jakmile odrazíte své krátkodobé požadavky proti své dlouhodobé vizi, začněte se dívat na realitu práce před vámi. Ujistěte se, že to, co zvažujete, má smysl podle objektivních i subjektivních údajů.

V této fázi je důležité oddělit vznikající emoční požadavky od racionálních potřeb, které platí pro širší publikum. Studie to ukazují příliš mnoho krátkodobých požadavků se zaměřuje na emocionální reakce adhoc. Pokud například pracujete na dálku, může vás klient kontaktovat, aby si stěžoval na nedostatek systému. Tato stížnost může způsobit, že rychle přejdete do režimu reakce, aniž byste dostatečně promýšleli dopad problému na vaše dlouhodobé projekty.

Chcete-li účinně pracovat, musíte shromáždit dostatek údajů o krátkodobé práci, která se na vás vrhá. Tímto způsobem můžete přesně umístit jeho význam a podle toho naplánovat.

3. Pečlivě sledujte krátkodobé i dlouhodobé projekty

Krátkodobé požadavky mohou být rychlé úkoly, ale protože se objevují po celou dobu, mohou rychle skončit tím, že obsadí celý nevyřízený úkol. Je důležité, abyste pozorně sledovali nevyřízené položky, abyste zajistili, že vaše krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé úkoly zůstanou na dobré cestě.

Právo řízení projektů řešení vám pomůže tyto projekty efektivně sledovat a označit jejich požadavky, abyste mohli stavět Palubní desky, Gantt, a Zprávy kolem nich. Díky této viditelnosti můžete udržovat rovnováhu efektivně. Můžete se vyhnout obětování krátkodobých požadavků ve jménu ročního budoucího vyhlídky nebo ohrozit tuto budoucnost tím, že se pokusíte zaplnit příliš mnoho krátkodobých úkolů ve vašem aktuálním plánu.

Pokud jste součástí týmu, dashboardy a zprávy vám mohou pomoci udržovat členy v aktuálním stavu pomocí přesných informací. Takže místo toho, abyste trávili čas v hovorech Zoom diskutováním názorů, můžete hovořit o analytice, jako jsou náklady, výnosy a budoucí dopady.

Rovnováha je ve vás

Kdykoli narazíte na konkurenční krátkodobé a dlouhodobé priority, zhluboka se nadechněte a podívejte se na výše uvedené kroky. Pochopte, jak může krátkodobá poptávka ovlivnit větší obrázek a použít data k posouzení zapojené práce. Pokud je správným rozhodnutím požadavek převzít, použijte efektivní řešení projektového řízení sledovat svůj pokrok a upravovat svůj plán, jak přicházejí nové informace.

Pokud zvolíte tento strukturovaný přístup, budete nejen úspěšní při vytváření rovnováhy mezi krátkodobými a dlouhodobými požadavky, ale budete také schopni vybudovat proces, který bude fungovat pro současné i budoucí projekty. Můžete se proto přepnout z reakce a „hašení požáru“ na rozhodování, která vás nevyvrátí z vaší vize.