Před přechodem na Easy Redmine

SZTAKI byl pomocí Redmine 4.02 s pluginy Redmine UP Helpdesk a CRM. Ale byli chybí profesionál podpora projektového řízení nástroje a mobilní uživatelské rozhraní.

Zadání

Společnost úzce spřízněná se SZTAKI již používá Easy Redmine pro řízení projektů. Došlo k praxi v používání softwaru a vedení bylo nakloněno zavedení známého systému také. Nejvyšší výzvy měli mít efektivní spolupráce a schopnost vytvářet vlastní pracovní postupy pro konkrétní typy úkolů.

Očekávání splnit

• Plnohodnotné řízení projektů pro vyšší efektivitu
• Digitalizujte proces podávání zpráv společnosti (pomocí přístupu založeného na pracovním postupu Easy Redmine)
• Migrace a reorganizace procesů Service Desk, získání rozšířených funkcí (e-mailová komunikace přes problémy Easy Redmine)
• Profesionální sada nástrojů pro podporu projektového řízení

požadavky

• Provoz na místě
• Podpora jednotného přihlášení SAML
• Dostupné veřejné API pro účely automatizace
• Integrace GitLab

Pojďme implementovat

1) Příprava

Během implementace byl klasický konzultační model zatlačen do pozadí, protože SZTAKI již mělo praxi založenou na Redmine a tým složený z technických expertů, z nichž mnozí jsou obeznámeni s problem-tracking a procesně orientovanými přístupy. Podpora byla nutná pouze pro velmi specifické problémy, typicky nezdokumentované funkce.

Nejnáročnější úkoly:

• Proces instalace na místě – Došlo k mnoha interakcím s technickou podporou a bylo třeba provést náhradní řešení.
• Přihlašovací proces SAML/SSO – musel být opraven, protože hotové řešení neimplementuje celý standard, jen jeho část
• Poskytování uživatelů (související s SSO) a problémy s migrací – Proces fyzické implementace (skriptování/kódování).

 
2) Nastavení

SZTAKI měli svá nastavení z předchozí instalace Redmine a podařilo se jim je převést do nového prostředí Easy Redmine.

Klient si vybral serverové řešení na základě místních předpisů a interních bezpečnostních požadavků. Instalaci serveru provedli vlastní technici SZTAKI. Jak již bylo zmíněno výše, technický personál Easy Redmine podporoval především ad-hoc problémy.

Protože Redmine a Easy Redmine jsou docela odlišné, SZTAKI přeložil všechny své sledovače a pracovní postupy do nového systému a vytvořil potřebné projekty, sledovače, stavy a malý počet problémů jako manuální migraci. Kromě toho byla hromadná migrace problému provedena automatickou migrací API2API.

Klientovi se také podařilo vytvořit prováděcí systém, který vytváří uživatele z centrálního systému správy identit SZTAKI v Easy Redmine s voláním API, takže se uživatelé mohou přihlásit přes SSO.

Při implementaci digitalizovaného archivačního procesu bylo také implementováno vlastní řešení SZTAKI pro možnost generování unikátních sériových čísel. Během celého procesu byla podpůrná činnost na vyžádání.

3) Školení

Při implementaci digitalizovaného spisového systému vyškolili jsme klíčové uživatele. Bylo to školení podobné konzultaci. Vzdělávali jsme je procházením tematických bloků. Poté jsme se přesunuli k případům použití a odpověděli na všechny otázky.

4) Testování

SZTAKI vytvořili prostředí dev/sandbox pro sebe s přístupem k naší podpoře. Proběhlo zde testování konkrétních nastavení a první implementace trackerů a workflow (manuální testování migrace), včetně implementace a testování vlastních řešení, jako je uživatelské zřizování a migrace API2API. Školení bylo provedeno v produkčním prostředí před migrací a uvedením do provozu.

A výsledky?

Implementace Easy Redmine přinesla: 

• Schopnost hlásit všechny problémy HelpDesku do centrálního systému a sledovat je, aniž byste na něco zapomněli.
• Možnost definování pro každý projekt jedno místo spravované SZTAKI a pomocí nástrojů projektového řízení.
• Se schopností vytvářet vlastní pracovní postupy, je nyní možné digitalizovat obchodní procesy, které byly dříve řízeny ručně.
• Možnost k sledovat strategické nebo regulační cíle s vlastními pracovními postupy, ověřitelným způsobem, ukládáním všech historických aktivit důvěryhodných, ověřených a autorizovaných uživatelů.