Kontrolujte rozpočty projektů jako profesionál

Mezi základní dovednosti projektového manažera patří finanční řízení projektu a zajistit, aby projekt zůstal v rámci stanoveného rozpočtu. Dodržování finančního plánu je nakonec často také jedním z nejčastějších kritéria pro hodnocení projektu úspěch.

Jednotlivé výdaje budou postupně „uhlodávat“ z celkového množství peněz, které máte na projekt k dispozici. Sledování příjmů, výdajů a celkového cash flow je tedy zásadní pro správnou administraci celého rozpočtu projektu. Pokud máte na starosti více projektů současně, vč. jejich rozpočty, pak je nutné sledovat finanční stav celého portfolia projektů.

5 kroků pro finanční plánování projektu

Abychom se vyhnuli plýtvání rozpočtem vašeho projektu a nakonec i selhání projektu, připravili jsme kroky pro finanční plánování vašeho projektu.

Výběr nástrojů

V první řadě je potřeba identifikovat jeden nástroj který bude sloužit jako ústřední bod finančního řízení vašeho projektu. Nejen ve světle událostí roku 2020, ale také chcete mít online přístup k tomuto nástroji, abyste vy a váš tým mohli přidat výdaje v reálném čase odkudkoli, a na nic nezapomenout. Ideální scénář je použít přímo software, který již používáte, ke správě samotného projektu. Například v Easy Redmine máte přímý přístup k vyhrazeným panelům pro rozpočet, mzdy a faktury nebo cash flow.

Identifikace výdajů

Samotný software však nebude stačit, pokud si důkladně neidentifikujete všechny položky, které do vašeho rozpočtu patří. K tomu doporučujeme využít CBS, popř Struktura rozložení nákladů, pomoct ti transparentně zmapujte všechny složky vašeho rozpočtu. V CBS nesmí chybět žádné náklady ani výdaje, jinak se vystavujete riziku chyb, které mohou podstatně ovlivnit celé plánování projektu.

Tvorba rozpočtu

Jakmile budete mít přehled o předpokládaných příjmech a výdajích, můžete přistoupit k samotnému plánování, tedy tvorbě rozpočtu. Když jsou skutečně identifikovány všechny fixní a variabilní náklady, vy získat představu o projektupřibližná hodnota a částky, kterých můžete nebo nemusíte dosáhnout.

Sledujte pokrok

Během projektu musíte vy nebo pověřená osoba sledovat reálný vývoj financí a porovnat je s původním rozpočtem. Musíte proto pracovat s výkazy zisků a ztrát a sledovat své cash flow. Navíc pro případy, kdy pro sledování a evidenci používáte samostatné účetní nástroje, jsme vám zjednodušili práci přes integraci těchto nástrojů do Easy Redmine.

A co je nejdůležitější, mějte na paměti, že můžete pouze zabránit možnému překročení rozpočtu sledováním vývoje vašich nákladů a budete okamžitě vědět, zda se část projektu vymkne kontrole.

ohodnotit

Jako obvykle nezapomeňte po skončení projektu udělat retrospektivu. Porovnání výsledných výdajů s původním plánem vám dá představu o přesnosti vašeho plánování, kterou můžete zlepšit v dalších projektech. Můžete také sledovat, které části projektu se nejvíce odchýlily od plánu, a určit, zda k tomu dochází opakovaně. Ve zkratce, využít shromážděná data na maximum.