Migrace dat z Jira do Easy Redmine: Případová studie Aspecta

V rychle se vyvíjejícím prostředí IT poradenství si Aspecta, inovativní IT poradenská společnost se sídlem na Slovensku, uvědomila potřebu upgradovat své schopnosti projektového řízení. Navzdory využití Jira Software, robustního nástroje pro řízení úkolů a projektů, čelili zásadní výzvě. Standardní verze Jira postrádala komplexní funkce pro správu zdrojů a kapacity, které jsou nezbytné pro rozsáhlé a dynamické operace Aspecta.

Přechod z Jira na Easy Redmine byl zahájen v prosinci 2022 a vyvrcholil v květnu 2023. Migrace byla vedena snahou o jednotný nástroj, který by mohl nabídnout komplexní pohled na využití kapacity a zároveň bezproblémově řídit projekty a úkoly. Easy Redmine se ukázal jako preferované řešení díky rozšířené správě zdrojů a funkcím plánování kapacity, včetně Ganttových pohledů, podpory projektového rozpočtování a otevřeného API pro externí integrace.

Před přechodem na Easy Redmine

Použitý aspekt Software Jira na podporu činností projektového řízení. Pro task management a agilní/waterfall projekty plně postačoval. Nicméně, stalo neposkytuje (ve standardní verzi) funkce správy zdrojů a kapacity. Pro Aspectu jako rychle rostoucí společnost je klíčové mít v každém okamžiku podrobné informace o využití zdrojů.

Náš úkol a výzvy

Očekávání splnit:

• Chcete-li mít úplný přehled o kapacitě a využití zdrojů v jednom nástroji se správou projektů/úloh
• Znát časové/rozpočtové podmínky pro všechny projekty
• Mít schopnosti pro plánování a správu portfolia

požadavky:

• Gantový pohled se správou kapacity/zdrojů
• Podpora projektového rozpočtování napříč dodaným projektem
• Otevřené API pro externí integraci
• Podporovat všechny „standardní“ funkce, které poskytuje Jira Software

Čas na realizaci

1. Příprava

Vytvořili jsme klientský tým klíčových uživatelů většinou uznávaných v konfiguraci Jira a firemních procesech a definovali jsme role/odpovědnosti při nadcházející implementaci. Klient obdržel aplikaci Easy Redmine pro hraní předem a zorganizovali jsme školení administrátorů jako předpoklad pro plánovaný proces migrace.

2. Nastavení

Hlavní částí implementace byla migrace z Jira na Easy Redmine. Jira byl stále ve výrobě (denní provoz), takže jsme museli vytvořit vícekrokovou migraci. Za prvé: inicializovat, včetně všech dat exportovaných z Jirovy dlouhé historie, konsolidovat data (vyčistit a odstranit nepotřebné importované objekty), nakonfigurovat nástroj (zkombinovat realizaci a projekty helpdesku, nastavit všechny řídicí panely) a provést druhou migraci těsně před běž žít.

3. Výcvik

Klientské KLÍČOVÉ uživatele jsme školili většinou se specifickými moduly jako Gantt, správa zdrojů a správa systému. Zástupci klienta byli silné technické osobnosti, proto jsme se v rámci nástroje Easy Redmine zaměřovali především na tipy a triky a rohová pouzdra.

4. Testování

Po první migraci a konfiguraci systému klient otestoval všechna migrovaná data a každodenní rutinu v rámci nástroje. Migraci jsme několikrát opakovali, abychom vyjasnili tok a opravili malé nálezy. Vzhledem k tomu, že nástroj byl plný migrovaných historických dat z Jiry, měl klient možnost vidět především všechny reporty jako source mng. žít s daty.

Implementace Easy Redmine přinesla:

• Jednotný pohled na všechny zdroje a kapacity
• Identifikace mezer ve využití
• Zefektivnění činností správy portfolia
• Efektivní správa úkolů v rámci více projektů/zákaznických aktivit

Nejpoužívanější funkce:

• Řízení úkolů v projektech
• Globální správa zdrojů – měsíční pohled s vlastním filtrem
• Vlastní řídicí panel napříč portfoliem projektů
• Časové výkazy a související výkaznictví