Pracovat chytře: Jak najít vhodnou volbu mezi krátkodobými požadavky a dlouhodobými projekty.

Řekněme, že provozujete svůj vlastní podnik a klienti na vás přicházejí, ale zároveň chcete prozkoumat nedotčené příležitosti. Nebo možná vaše společnost chce v reakci na Covid-19 snížit provozní náklady bez projektů, které mohou potenciálně podporovat dlouhodobý růst. Jak to zvládnete spravovat úkoly, které musíte udělat právě teď, s klíčovými cíli, které musíte dosáhnout v budoucnosti?

Ne, většina plachetnic je vybavena záložním dieselovým motorem, aby je udržela v chodu během bezvětří. Podobně musíte vyvinout své metody pro přežití náročných požadavků a udržení všeho ve správném směru.

Naštěstí existují účinné přístupy k dosažení této rovnováhy. Níže uvedené kroky mohou být zvláště prospěšné pro správu krátkodobých požadavků a potřeb bez ztrát se zřetelem k vaší dlouhodobé vizi.

1. Propojte krátkodobé a dlouhodobé cíle

Zdaleka nejdůležitější otázky, které si musíte položit, když zvažujete, zda máte splnit nový krátkodobý požadavek, souvisejí s tím, jak se váží k vaší vizi a strategii. Pohybuje se vás žádáme k vaší představované budoucnosti? Existují aspekty tohoto požadavku, které ohrožují vaši schopnost dosáhnout vaší vizi? Můžete v budoucnu využít některé prvky tohoto krátkodobého projektu?

Přemýšlení o těchto otázkách vám umožní pochopit, zda je krátkodobý úkol "jednorázový" projekt, nebo zda by mohl sloužit jako šablona pro inicializaci nového projektu v budoucnosti. Většinou jsou krátkodobé požadavky, které stojí za to přijmout, mohou být v budoucnosti využity k něčemu většímu.

Samozřejmě, jednorázové úkoly nejsou vždy špatné. Například, pokud se jedná o technické riziko, které nemůžete ignorovat, musíte být připraveni a ochotni přesunout své zdroje, aby se přizpůsobili.

Když tak učiníte, musíte přistupovat k problému stejně jako k projektu neustálého zlepšování. Musíte kolem něj vytvořit strukturovaný plán a porozumět a kvantifikovat jeho účinky. Nástroj pro řízení projektů jako Easy Redmine může poskytnout cennou pomoc při odhadování a plánování projektů a při výpočtu kritické cesty.

2. Opravdovost krátkodobých požadavků zdůvodněte data

Právě jste své krátkodobé požadavky porovnali s vaší dlouhodobou vizí, začněte se dívat na realitu práce před vámi. rozhodně se, že to, co zvažujete, má smysl jak z hlediska objektivních, tak subjektivních dat.

V této fázi je důležité oddělit vznikající emocionální požadavky od racionálních potřeb, které se týkají širší publika. Studie ukazují, že příliš mnoho krátkodobých požadavků se zaměřuje na ad hoc emocionální reakce. Pokud jste například IT podpora pracující na dálku, můžete vás kontaktovat s reklamací na nedostatek systému. Tato stížnost vás může nutit rychle přejít do režimu odpovědi, aniž byste zvážili dopad problému na vaše dlouhodobé odpovědi.

Abyste efektivně pracovali, musíte shromáždit dostatek dat o krátkodobé práci, která na vás padá. Tímto způsobem můžete přesně určit její důležitost a plánovat ji podle toho.

3. Důsledně sledujte krátkodobé i dlouhodobé projekty

Krátkodobé požadavky mohou být rychlé úkoly, ale protože se objevují neustále, mohou rychle zaplnit celý váš nevyřízený úkol. Je důležité, abyste sledovali své nevyřízené, aby vaše krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé zůstávaly na správné cestě.

Správné řešení pro řízení projektů vám můžete pomoci tyto sledovat projekty efektivně a označovat jejich požadavky, abyste mohli kolem nich stavět dashboardy, Ganttovy diagram a reporty. Díky viditelnosti můžete obnovit tuto efektivně. Můžete se vyhnout obětování krátkodobých požadavků ve prospěch ročního budoucího výhledu nebo ohrožení této budoucnosti tím, že se pokusíte ve svém aktuálním plánu příliš mnoho krátkodobých úkolů.

Pokud jste součástí týmu, dashboardy a zprávy vám mohou pomoci udržovat informované o přesných informacích. Takže místo toho, abyste trávili čas v Zoom hovorech diskutujících o názorech, můžete mluvit v termínech analýzy jako náklady, výnosy a budoucí dopady.

Rovnováha je v tobě

Kdykoli se ocitnete v boji s konkurenčními krátkodobými a dlouhodobými prioritami, udělejte si hluboký nádech a vraťte se k výše uvedeným krokům. Porozuměj, jaká poptávka může ovlivnit celkový obraz a použij data k posouzení práce, která je nutná. Pokud je správným rozhodnutím přijmout poptávku, použij efektivní řešení projektového managementu k sledování svého pokroku a přizpůsobení svého plánu novým informacím.

Pokud se řídíš tímto strukturovaným přístupem, nejenže budeš úspěšný v navázání rovnováhy mezi krátkodobými a dlouhodobými požadavky, ale také budeš schopen zajistit proces, který funguje pro současnou i budoucí projekty. Můžeš tedy přejít z reakce a "hasičení" na rozhodování, které tě neodchýlí od tvé vize.