Ütleme, et sul on oma äri ja kliendid tulevad sinu juurde, kuid soovid ka avastada kasutamata võimalusi. Või äkki soovib sinu ettevõte vähendada Covid-19 tõttu käitamiskulusid, kartmata projekte, mis võivad potentsiaalselt tagada pikaajalise kasvu. Kuidas sa haldad praegu vaja olevaid ülesandeid koos oluliste eesmärkidega, mida pead tulevikus saavutama?
Noh, enamus purjekaid on varustatud tagavara diiselmootoriga, et neid liikuma hoida tuulevaikuses. Sarnaselt pead sa välja töötama meetodid, kuidas ellu jääda nõudmiste tormis ja hoida kõike õiges suunas liikumas.
Õnneks on olemas tõhusad lähenemised selle tasakaalu saavutamiseks. Allpool olevad sammud võivad olla eriti kasulikud lühiajaliste soovide ja vajaduste haldamisel, kartmata pikemaajalise visiooni silmist kaotamist.
1. Seo lühiajaline pikaajalisega
Kõige olulisemad küsimused, mida endalt küsida, kui kaalud uue lühiajalise nõudmise täitmist, on seotud sellega, kuidas see seondub sinu visiooni ja strateegiaga. Kas see nõudmine viib sind lähemale oma ettekujutatud tulevikule? Kas selles nõudmises on aspekte, mis ohustavad sinu võimet oma visiooni saavutada? Kas saad tulevikus kasutada selle lühiajalise projekti mõningaid elemente?
Nende küsimuste mõtlemine aitab sul mõista, kas lühiajaline ülesanne on "üks ja tehtud" projekt või kas see võiks tulevikus olla uue projekti aluseks. Enamasti saab lühiajalisi nõudmisi, mis on väärt täitmist, tulevikus suuremaks kasutada.
Muidugi, "üks ja tehtud" ülesanded ei ole alati halvad. Näiteks, kui ilmneb tehniline risk, mida sa ei saa eirata, pead olema valmis oma ressursse ümber paigutama, et sellega toime tulla.
Kui seda teed, pead aga lähenema probleemile nagu pideva parendamise projektile. Pead selle ümber ehitama struktureeritud plaani ja mõistma ning kvantifitseerima selle mõjusid. Projektijuhtimise tööriist nagu Easy Redmine võib olla väärtuslik abimees projektide hindamisel ja ajakava koostamisel ning kriitilise tee arvutamisel.
2. Õigusta lühiajalisi nõudmisi andmetega
Kui oled oma lühiajalised nõudmised seostanud pikaajalise visiooniga, hakka vaatama töö tegelikkust, mis on sinu ees. Veendu, et see, mida kaalud, on mõistlik nii objektiivsete kui subjektiivsete andmete alusel.
Selles etapis on oluline eristada tekkivaid emotsionaalseid nõudmisi laiemat publikut hõlmavatest ratsionaalsetest vajadustest. Uuringud näitavad, et liiga paljud lühiajalised nõudmised keskenduvad ad hoc emotsionaalsetele reaktsioonidele. Näiteks, kui oled kaugtööd tegev IT-tugi, võib klient võtta sinuga ühendust, et kurta süsteemi puuduste üle. See kaebus võib panna sind kiiresti reageerima, kartmata piisavalt mõelda probleemi mõjule sinu pikaajaliste projektide jaoks.
Efektiivseks töötamiseks pead koguma piisavalt andmeid lühiajalise töö kohta, mis sulle visatakse. Nii saad täpselt määratleda selle tähtsuse ja ajakava.
3. Jälgi nii lühiajalisi kui pikaajalisi projekte hoolsalt
Lühiajalised nõudmised võivad olla kiired ülesanded, kuid kuna neid tekib pidevalt, võivad need kiiresti täita kogu sinu tööjärjekorra. On oluline, et hoiad oma tööjärjekorda hoolikalt silma peal, et tagada lühiajaliste, keskmiseajaliste ja pikaajaliste ülesannete õigeaegne täitmine.
Õige projektijuhtimise lahendus aitab sul neid projekte tõhusalt jälgida ja märgistada nende nõuded, et saaksid luua juhtpaneelid, Gantt-diagrammid ja aruanded. Selline nähtavus võimaldab sul tasakaalu hoida. Saad vältida lühiajaliste nõudmiste ohverdamist aastapikkuse tuleviku nimel või tuleviku ohustamist, proovides liiga palju lühiajalisi ülesandeid praegusesse ajakavasse mahutada.
Kui kuulud meeskonda, aitavad juhtpaneelid ja aruanded hoida liikmeid täpse teabega kursis.
Tasakaal on sinus endas
Alati, kui leiad end võitlemas lühiajaliste ja pikaajaliste prioriteetidega, hinga sügavalt sisse ja viita ülaltoodud sammudele. Mõista, kuidas lühiajaline nõudlus võib mõjutada suuremat pilti ja kasuta andmeid töö hindamiseks. Kui õige otsus on nõudlust vastu võtta, kasuta efektiivset projektijuhtimise lahendust, et jälgida oma edusamme ja kohandada oma plaani uue teabe saabumisel.
Kui järgid seda struktureeritud lähenemist, ei ole sa mitte ainult edukas tasakaalu loomisel lühiajaliste ja pikaajaliste nõudmiste vahel, vaid suudad ka luua protsessi, mis toimib praeguste ja tulevaste projektide jaoks. Seega saad üle minna reageerimisest ja "tulekahjude kustutamisest" ning teha otsuseid, mis ei kõiguta sinu visiooni.
