Jakých chyb byste se měli vyvarovat při plánování rozpočtu projektu

Projekt rozpočet projektu organizuje všechny odhady nákladů do kategorií a dále do jednoho dokumentu, který se ukazuje jako velmi užitečný v několika fázích projektu.

Rozpočet projektu je jedním z nejdůležitějších prvků každého rozpočtu, a to oprávněně. Samotný tento dokument slouží jako základ pro mnohonásobná rozhodnutí a může hrát důležitou roli při určování úspěchu projektu. Slouží také jako kontrolní mechanismus, který se používá k měření pokroku a nákladů v pravidelných intervalech k analýze výkonu projektu.

Využívá se rozpočet projektu více zdrojů informací včetně struktury rozpisu práce, historických informací, počáteční rozpočet, požadované zdroje, odhady doby trvání aktivity a očekávané odchylky.

 

Jak připravit rozpočet na úspěšný projekt?

Vzhledem k tomu, jak zásadní je role rozpočtu projektu, je důležité, aby váš rozpočet projektu byl realistický a co nejblíže realitě. Existuje několik způsobů, jak zajistit, že jste připravili úspěšný rozpočet projektu.

 

1. Určete vhodnou techniku

Než začnete s přípravou, musíte určit vhodnou techniku ​​pro rozpočet projektu. V závislosti na vaší analýze typu, povahy a cílů vašeho projektu se můžete rozhodnout pro odhad analogů, odhad shora dolů a / nebo parametrický odhad. Zatímco jedna z těchto technik může u určitého projektu fungovat lépe, stejná technika nemusí být vhodná pro jiný projekt, který má odlišnou povahu. V důsledku toho se technika, kterou vyberete pro rozpočet projektu, musí dobře přizpůsobit vašemu projektu.

 

2. Rozvíjejte a definujte KPI

Rozpočet projektu je jen tak dobrý, jaký je Klíčové ukazatele výkonu (KPI). Dobře definované KPI vám usnadní sledování a měření prvků rozpočtu vašeho projektu. V rámci svého projektu můžete hledat příspěvky od odborníků a podle toho vyvíjet relevantní KPI.

 

3. Využijte historická data a precedenty

Začátek s využitím a využitím dříve provedeného rozpočtu a analýz by byl skvělý nápad. Nejen, že můžete hledat inspiraci z druhu technik, analýz a informací, které byly použity v předchozích datech, ale také se můžete dozvědět, co nedělat a kterým chybám se vyvarovat pro rozpočet projektu, na kterém pracujete.

 

4. Náhradní Žádné podrobnosti

Klíčem je, aby byl rozpočet realističtější a přesnější, včetně všech příslušných podrobností a údajů. Měli byste se pokusit zajistit, abyste nepřehlédli žádné potenciální náklady a zahrnuli i ty nejmenší náklady, protože by se mohly ukázat jako dostatečně významné, aby v budoucnu ovlivnily celý rozpočet. Konvenčně, začlenění více dat / informací do vašeho rozpočtu to zpřesní. Jak již bylo řečeno, je také zásadní nenechat se unést a zahrnout každou irelevantní informaci, jen kvůli ní. Kvůli zdroje a časová omezení, musíte mít silný úsudek, abyste se rozhodli, co zahrnout a co ne.

 

5. Zkontrolujte a znovu se podívejte

Jakkoli přesný může být váš rozpočet projektu, stále jde pouze o předpověď, která má tendenci se odchýlit. I když se pokusíte zohlednit všechny potenciální faktory, rozpočet vašeho projektu může být konfrontován s některými nevyhnutelnými a neočekávané faktory, které mohou ovlivnit rozpočet vašeho projektu do značné míry. Proto je důležitá častá revize a kontrola rozpočtu, a pokud zjistíte nesrovnalost, musí být nahlášen příslušnému zúčastněnému subjektu, aby bylo možné zahájit proces usmíření.

 

Chyby, kterým je třeba se vyvarovat při plánování rozpočtu projektu

Zde jsou věci, kterým se musíte při plánování vyhnout a příprava rozpočtu projektu, aby to bylo realistické, přesné a nakonec úspěšné.

 

1. Silně se spoléhejte na předchozí data

Zatímco využití předchozích dat je považováno za osvědčený postup, mezi jejich používáním a zcela na nich závisí tenká hranice. Silně se spoléhající na předchozí data a nezahrnující odchylky, časovou hodnotu a vhodné multiplikátory výsledkem by byl špatný odhad a nepřesný rozpočet projektu.

 

2. Správné nedefinování rozsahu

Rozsah projektu musí být předem jasně definován, jinak by to mohlo způsobit problémy vašemu rozpočtu v pozdějších fázích projektu, kde by s ním byla spojena nápravná opatření. Výsledkem může být neúplná definice rozsahu odhady nákladů přeskočení z rozpočtu projektu, což by vyvolalo obrovské pochybnosti o jeho důvěryhodnosti a přesnosti.

 

3. Podcenění nákladů

Zatímco optimismus je dobrá věc, může vás nalákat k podcenění nákladů a prezentaci nerealistických odhadů. Při přípravě rozpočtu projektu se můžete chtít podcenit náklady, aby byly odhady nižší a pomohly vášmu rozpočtu projektu dodržet určitá omezení. Zatímco se v krátkodobém horizontu můžete s tím projít, určitě se to vrátí, protože pokud jsou vaše odhady rozpočtu podceněny a nepřesné, budete později v průběhu projektu potýkat s tím, že budete muset žádat o další schválení finančních prostředků, abyste zaplnili mezery, které jste původně nezahrnuli.

 

4. Přeceňování dostupnosti

Další věc, která se vám může vykloubit z hlavy při plánování rozpočtu projektu, je to, že budete muset počítat s nedostupností členů týmu pracujících na projektu. Ideálně byste chtěli odhadnout, že celý tým bude k dispozici 100 procent požadovaného času a podle toho odhadnete rozpočet. Zatímco 100% dostupnost zní lákavě, v praxi to není prakticky možné a měli byste počítat s očekávanou i neočekávanou nedostupností členů týmu a tento faktor zahrnout do rozpočtu projektu.

 

5. Zapomínání na zahrnutí daní

Zatímco se to může zdát jako drobná věc, může to být důvod významného překročení nákladů. Musíte zajistit, aby byly daně zahrnuty do všech vašich odhadů a nabídek, abyste mohli připravit přesnější rozpočet.