开始新项目时最常见的错误

Proč projektoví manažeři a týmy podceňují iniciační fázi projektu?

Není to tak, že by projektoví manažeři byli líní nebo nedůslední. (Ano, to se také může stát, ale věříme máte za cíl stát se TOP hráčem.) Jde o to, že většina PM zažívá situaci „přeskakování z jednoho projektu do druhého“. Pokud jste nestihli zavřít „mentální dveře“ za právě dodaným projektem, KDYŽ jste již pod tlakem zahájit další, s největší pravděpodobností neuspějete – nebo přinejmenším uděláte chyby a špatná rozhodnutí. Proto, než začnete svůj nový velký projekt provozovat, požádejte o nějaký čas navíc na přípravu a poté pokračujte krok za krokem podle našich rad.

„Raději si na začátek vezměte den nebo dva navíc
nový projekt – takže můžete přijmout
jak prakticky, tak duševně.“

Před výkopem

Než sdělíte nový projekt svému týmu, je třeba udělat nějakou práci. Za prvé, začněte tím mluvit se svým klientem a zainteresovanými stranami o níže uvedených tématech. Vytvořte novou myšlenkovou mapu zapisovat si všechny informace, poznámky a nápady do logické struktury, abyste je měli všechny na jednom místě, což je nezbytné pro jejich pozdější vyhodnocení.

• Co se stane, když se tento projekt nikdy neuskuteční?
  
  Jistě, můžete se zeptat slušněji: „Jaký je účel projektu?“ Potřebujete však více – přimět klienta, aby se hlouběji zamyslel nad skutečným dopadem a účelem projektu. Mnohem lepší otázka je tedy „Jak tento projekt pomáhá k úspěchu vaší strategie?“. Byli byste překvapeni, jak často otázky jako tyto nakonec změní samotný brief!

• Skutečný příběh: Společnost zabývající se mléčnými výrobky oslovila reklamní agenturu, aby přišla s novou reklamní kampaní na podporu prodeje. Po sérii hlubších dotazů ze strany agentury a několika debriefingech se celý přístup k žádosti změnil. Problémem nebyla reklama, ale prostě příliš velké kelímky od jogurtů – pro děti to bylo prostě moc jídla, takže jogurty nikdy nedojedly, což pak rozčilovalo rodiče, protože zbytky museli vyhodit. První, co bylo potřeba udělat, tedy bylo změnit balení produktů z aktuální velikosti na menší. Jakmile klient s touto změnou souhlasil, nastal čas vytvořit reklamní kampaň komunikující praktičtější velikost produktu.

• Kolik peněz na projekt máme?
  
  Opět nejde jen o částku samotnou. Zkuste zjistit, zda jsou nějaké prostředky navíc (v případě, že vymyslíte speciální řešení), nebo zda je rozpočet fixní. Nebojte se mluvit i o tématech, jako je splatnost faktur, způsob platby, podíly z extra prodejů atd. Odpovědi oceníte, jakmile se vás zúčastněné strany zeptají na Struktura rozložení nákladů a cash flow vašeho nového projektu.

• Kdy by měl být projekt předán?
  
  Snažte se, aby byl váš klient co nejpřesnější. „V říjnu“ není odpověď. Vzhledem k tomu, že ve vaší společnosti s největší pravděpodobností běží několik projektů (a někteří členové týmu mohou pracovat na více z nich), budete muset načasování přizpůsobit nejen přání klienta, ale také aktuální portfolio projektů vaší společnosti.

• Definujte způsob komunikace
  
  Ušetřete si spoustu stresu a na své i klientské straně definujte osoby či týmy, které spolu budou komunikovat o postupu projektu. Takto získáte shromážděnou a strukturovanou zpětnou vazbu místo toho, abyste dostávali tuny chaotických e-mailů od různých osob. Dohodněte se na používání co nejmenšího počtu komunikačních kanálů. Při výběru softwaru pro řízení projektů se ujistěte, že má také a plynule běžící aplikace s chytrými e-mailovými upozorněními.
  
  TIP: U mnoha projektů (zejména digitálních projektů a projektů vývoje softwaru) ano je vhodné pracovat agilně. V tom případě využijte jednu z možností Skrumáž or Kanban prkno. Můžete jej také předložit svému klientovi a vysvětlit mu princip sprintů.

Výsledek? Po tomto předběžném výkopu jste připraveni definovat svůj železný trojúhelník skládající se z rozpočtu, rozsahu a časových omezení. Skvělé, že?

„Začněte nový projekt dvakrát: na PM-to-client
úrovni a poté se svým týmem.“

Jak zahájit projekt se svým týmem

Nyní, když znáte odpovědi od svého klienta, můžete začít pracovat na projektu. Ber to s klidem, zorganizujte sea dostat svůj tým na palubu.

1. Budujte svůj tým
   
   Chcete-li vytvořit tým snů pro svůj projekt, musíte to nejprve zkontrolujte kapacity svých zdrojů. Získejte aktuální přehled o zpožděných úkolech a problémech s přidělováním hodin. Vezměte v úvahu dovolenou členů týmu a jejich skutečnou pracovní zátěž. Pokud je potřeba přijmout konkrétní roli, neváhejte najmout odborníka mimo společnost.
   
   Výsledek: Plně zastřešující tým na základě času + pracovních vytížení, zaznamenané ve vašem nástroji PM.
   
   
   
2. Uspořádejte úvodní schůzku
   
   Pozvěte všechny, kteří se chystají na projektu pracovat. Prezentujte fakta, která jste se naučili od svého klienta, a umožněte členům týmu klást otázky. Nebuďte zklamaní, pokud na některé z nich nebudete moci odpovědět i přes vaši snahu před zahájením hry. Naopak, buďte rádi, že se o díře dozvíte, než do ní spadnete!
   
   TIP: V závislosti na projektu a vašem vztahu s klientem můžete také zvážit pozvání klienta na úvodní schůzku.
   
   Výsledek: Poraďte se s klientem nebo pokračujte do struktury rozpisu prací.
   
   
   
3. Získejte přehled všech nápadů
   
   Pokud čtete naše blogy pravidelně, jistě jste si všimli, že na ně často směřujeme pozornost našich čtenářů mapování mysli. Použijte Mapování mysli nástroj, který vám umožní využít celý tým v jedné místnosti – nebo v jednom hovoru. Napište vše, co je možné k dodání celého projektu. Takto si vytvoříte seznam všech nápadů a později je můžete upřednostnit a některé z nich přenést do úkolů.
   
   Výsledek: Vizuální seznam všech možných úkolů vytvořený všemi členy týmu pracujícími na projektu.
   
   
   
4. Uspořádejte úkoly v Ganttově diagramu
   
   Jakmile víte, jaké úkoly je třeba dodat, můžete je uspořádat v časovém rámci. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je pomocí drag & drop Easy Gantt. Přidejte milníky, dílčí úkoly a vztahy mezi úkoly. Jakmile bude připraven, můžete jej sdílet se svým týmem, aby všichni členové viděli, jak jejich práce závisí a souvisí.
   
   Výsledek: Vizuální organizace úkolů v časovém rámci.

„Pokud máte opakující se typ projektu,
ušetřit trochu času pomocí šablony projektu. "

Proč investovat do čističky vzduchu?

Začátek projektu určuje celý jeho průběh a konečnou dodávku. Abyste se vyhnuli nejčastějším chybám na začátku nového projektu, používat sadu nástrojů které vám pomohou lépe se začlenit do vašeho týmu. Ale hlavně si dejte na klienta čas a shromážděte hluboké a podrobné informace o účelu projektu a očekáváních od něj.