Gli errori più comuni quando si avvia un nuovo progetto.

Perché i project manager ei team sottovalutano la fase di iniziazione del progetto?

Není è che i projektový manažer siano pigri nebo inconsistenti. (Sì, può anche succedere, ma crediamo che tu stia cercando di diventare un TOP hráč.) La cosa è che la maggior parte dei PM sperimenta una situazione di "saltare da un progetto all'altro". Se non hai avuto tempo di chiudere la "porta mentale" dietro il progetto che hai appena consegnato, MENTRE sei già sotto pressione per avviarne un altro, probabilmente fallirai - o almeno commetterai errori e prenderai decisioni sbagliate. pertanto, prima di iniziare a gestire il tuo nuovo grande progetto, chiedi del tempo extra per prepararti e poi continua passo dopo passo seguendo i nostri consigli.

"Meglio prendere uno o due giorni in più per iniziare
un nuovo progetto - così puoi abbracciarlo
sia praticamente che mentalmente."

Prima del výkop

C'è del lavoro che deve essere fatto prima di comunicare un nuovo progetto al tuo team. Innanzitutto, inizia parlando con il tuo cliente e gli stakeholder sui seguenti argomenti. Vytvořte novou mapu mysli per scrivere tutte le informazioni, le note e le idee in una struttura logica, in modo da averle tutte in un unico posto, il che è essenziale per la loro successiva valutazione.

• Cosa uspcede se questo progetto non si realizza?
  
  Certo, potresti chiederlo in modo più educato: "Qual è lo scopo del progetto?" Ma hai bisogno di più - per spingere il tuo cliente a pensare più in profondità sull'impatto e lo scopo reale del progetto. Pertanto, "Pojď auta questo progetto a rendere la tua strategia di successo?" è una domanda molto migliore. Ti sorprenderesti di quanto spesso domande come queste cambiano il short stesso alla fine!

• Pravdivý příběh: Un'azienda di prodotti lattiero-caseari ha contattato un'agenzia pubblicitaria per ideare una nuova campagna pubblicitaria per aumentare le vendite. Dopo una serie di domande più approfondite da parte dell'agenzia e different riunioni, l'intero approccio alla richiesta è cambiato. Il problema non era la mancanza di pubblicità, ma semplicemente i vasetti di yogurt troppo grandi - era troppo cibo per i bambini, quindi non finivano mai tutto lo lo jogurt, il che poi infastidiva i genitori perché a dovevano. La prima cosa da fare era quindi cambiare l'imballaggio dei prodotti dalla dimensions attuale a una più piccola. Una volta che il cliente ha accettato questo cambiamento, era il momento di creare una campagna pubblicitaria che comunicasse la dimensions più pratica del prodotto.

• Co denaro abbiamo na il progetto?
  
  Di nuovo, non si tratta solo dell'importo in sé. Cerca di scoprire se ci sono risorse extra (nel caso in cui tu proponga una soluzione speciale) o se il budget è fisso. Non avere paura di parlare anche di argomenti come la data di scadenza delle fatture, il modo di pagamento, le quote delle vendite extra, ecc. Apprezzerai le risposte una volta che gli stakeholder ti chiederanno la struttura di scomposizione dei costi e il flusso di cassa del tuo nuovo progetto.

• Quando dovrebbe essere consegnato il progetto?
  
  Cerca di ottenere dal tuo cliente la massima precisione possibile. "A ottobre" non è una risposta. Poiché probabilmente ci sono diversi progetti in corso nella tua azienda (e alcuni membri del team potrebbero lavorare su più di uno), dovrai adattare i tempi non solo alle richieste del tuo cliente, ma anche al portafoglio progetti attuale della tua azienda.

• Definice způsobu komunikace
  
  Risparmia molto stress, sia per te che per il tuo kliente, Definndo le persone oi team che comunicheranno insieme sui progressi del progetto. V questo modo, otterrai un feedback raccolto e strutturato invece di ricevere tonnellate di e-mail Caotiche da persone different. Sii d'accordo nell'utilizzare il minor numero possibile di canali di comunicazione. Quando scegli il tuo software di gestione dei progetti, assicurati che abbia anche un'app che funzioni senza problemi inteligentní upozornění na e-mail.
  
  NÁVRH: Pro molti progetti (specialmente quelli di sviluppo digitale e software), è consigliabile lavorare in modo agile. In tal caso, approfitta di Skrumáž o Kanban deska. Puoi anche presentarlo al tuo cliente e spiegare il principio degli sprint.

Risultato? Před výkopem Dopo questa sessione, sei pronto a definire il tuo triangolo di ferro composto dal budget, dallo scopo e dai vincoli di tempo. Fantastické, vero?

„Inizia un nuovo progetto due volte: a livelo di PM-cliente
e poi con il tuo tým."

Přijďte iniziare il progetto con il tuo team

Ora che conosci le risposte del tuo cliente, puoi iniziare a lavorare sul progetto. Prenditi il ​​tuo tempo, organizovaný e coinvolgi il tuo tým.

1. Crea il tuo tým
   
   Za vytvoření týmu perfetto za tento progetto, devi prima ověřovat kapacitu. Ottieni una panoramica aggiornata delle attività in ritardo e dei problemi di allocazione delle ore. Zvažte dovolenou členů týmu a loro carico di lavoro effettivo. Se c'è un ruolo specifico che deve essere assunto, non esitare a acceptre un professionista esterno all'azienda.
   
   Výsledek: Un team completo basato sulle capacità di tempo + carico di lavoro, registrato nel tuo strumento di gestione del progetto.
   
   
   
2. Organizza la riunione di Kick-off
   
   Invita tutti coloro che lavoreranno sul progetto. Presenta i fatti che hai appreso dal tuo cliente e dai potere ai membri del tuo team di fare domande. Non essere deluso se non puoi rispondere a tutte le domande nonostante il tuo sforzo před výkopem. Al contrario, sii felice di apprendere delle lacune prima di cadere in esse!
   
   NÁVRH: Druhý progetto a tuo rapporto con il kliente, nyní je třeba zvážit pozvání i klienta alla riunione di kick-off.
   
   Výsledek: Debrief con il cliente o continua con la struttura di scomposizione del lavoro.
   
   
   
3. Ottieni una panoramica di tutte le idee
   
   Se leggi regolarmente a nostri blog, avrai notato che spesso atttiriamo l'attenzione dei nostri lettori sulla mappatura mentale. Usa lo strumento di Mapování mysli za approfittare del fatto di avere l'intero team in una stanza - o in una chiamata. Scrivi tutto ciò che è possibile consegnare per l'intero progetto. In questo modo, crei un elenco di tutte le idee, e in seguito puoi dare priorità e trasferirne alcune alle attività.
   
   Výsledek: Un elenco visivo di tutte le possibili attività, creato da tutti a membri del team che lavorano sul progetto.
   
   
   
4. Organizza le attività nel diagramma di Gantt
   
   Una volta che sai quali attività devono essere consegnate, puoi organizzarle nel periodo di tempo. Il modo più semplice per farlo è usando il trascinamento e il rilascio di Easy Gantt. Aggiungi milník, sottotasks a relazioni tra le attività. Una volta pronto, puoi condividerlo con il tuo team in modo che tutti i membri possano viewre come il loro lavoro dipende e si relaziona.
   
   Výsledek: Un'organizzazione visiva delle attività nel periodo di tempo.

„Se hai un tipo di progetto ricorrente,
tempo risparmie používáme model pro progetto. "

závěr

L'inizio del progetto determina l'intero progresso e la consegna finale. Za evitare gli errori più comuni all'inizio di un nuovo progetto, usa un set di strumenti che ti aiutino a integrare meglio il tuo team. Ma soprattutto, prenditi il ​​tuo tempo con il kliente a raccogli informazioni detagliate a approfondite scopo del progetto e sulle aspettative ad esso collegate.