De mest almindelige fejl, når man starter et nyt projekt
Tænk på de problemer, du skulle håndtere ved at styre dit sidste projekt. Vil du være enig i, at nogle af dem havde deres kerne i initieringsfasen? Hvis ja - og hvis du er ved at begynde arbejdet på det næste job - så lad disse beviselige og gennemførlige tips være din guide til at starte et nyt projekt på den rigtige måde.
Hvorfor undervurderer projektledere og teams initieringsfasen af projektt?
Det er ikke fordi projektledere er dovne eller inkonsekvente. (Ja, det kan også ske, muži vi tror, du sigter mod at blive en TOP-spiller.) Sagen er, v situaci de fleste projektledere oplever en "hoppe-fra-det-ene-projekt-til-det-andet". Hvis du ikke havde tid til at lukke "mentalt dør" bag det projekt, du lige har afsluttet, MENS du allerede er under pres for at starte et nyt, vil du sandsynligvis fejle - eller i det mindste begå fejl og tråigerlingerffe Derfor, før du begynder ve společnosti køre dit nye store projekt, bed om lidt ekstra tid til at blive klar og fortsæt derefter trin for trin i henhold til vores råd.
„Bedre tag en dag eller to ekstra til at starte
et nyt projekt - så du kan omfavne
det både praktisk og mentalt."
Před výkopem
Der er noget arbejde, der skal gøres, før du kommunikerer et nyt projekt til dit team. Začněte v příběh med din klient og interessenter om de nedenstående emner. Opret en ny tankebog for at nedskrive al information, noter og ideer i en logisk structure, så du har dem alle samlet på ét sted, hvilket er essentielt for senere evaluering.
- Hvad sker der, hvis dette projekt aldrig bliver til noget?
Selvfølgelig kan du spørge mere høfligt: "Hvad er formålet med projektt?" Men du har brug for mere - for at få din klient til at tænke dybere over den virkelige indvirkning og formål med projektt. Derfor er "Hvordan hjælper dette projekt med at gøre din strategi succesfuld?" et langt bedre spørgsmål. Du vil blive overrasket over, hvor ofte spørgsmål som disse ændrer selve briefen til sidst!
- En rigtig historie: Et mejeriproduktselskab kontaktede et reklamebureau for at komme med en ny reklamekampagne for at øge salget. Poté, co se lekce dybere spørgsmål fra bureauet og flere debriefinger ændrede hele tilgangen til anmodningen sig. Problémy s ikke manglende reklame, men simpelthen for store yoghurtbægre - det var bare for meget mad til børnene, så de spiste aldrig al al yoghurten, hvilket withå irriterede forældrene, fordi de skulle smide resterne ud. Det første, der skulle gores, var derfor at ændre emballagen af producterne fra den nuværende størrelse til en mindre. Når klienten accepterede denne ændring, var det tid til at oprette en reklamekampagne, der kommunikerede den mere praktiske størrelse af produktet.
- Hvor mange penge har vi til projektt?
Igen handler det ikke kun om beløbet i sig selv. Forsøg at finde ud af, om der er ekstra ressourcer (i tilfælde af at du kommer med en speciel løsning) eller om budgettet er fastsat. Vær ikke bange for også at tale om emner som forfaldsdato for fakturaer, betalingsmåde, andel af ekstra salg osv. Du vil sætte pris på svarene, når interessenter spørger dig om Omkostningsopdelingsstruktur og pengestrøm i dit nye projekt.
- Hvornår skal projektt leveres?
Forsøg at få din klient til at være så præcis som muligt. "I oktober" er ikke et svar. Da der sandsynligvis kører flere projekter i dit firma (og nogle af teammedlemmerne måske arbejder på flere af dem), skal du justere timingen ikke kun efter din klients ønske, men også efter dit firmy nuværende projektportefølje.
- Definér kommunikationsmetoden
Spar dig selv pro meget stress, og definer de personer eller teams, der skal kommunikere sammen om projektets fremskridt. På denne måde får du indsamlet og struktureret feedback i stedet for at modtage tonsvis af kaotiske e-mails fra forskellige personer. Bliv enige om at bruge så få kommunikationskanaler som muligt. Når du vælger din projektstyringssoftware, skal du sørge for, at den også har en lehká kørende aplikace med smarte e-mail-notifikationer.
TIP: Pro mange projekter (især digitale og softwareudviklingsprojekter) er det rådeligt ve společnosti arbejde agilt. I så fald kan du drage fordel af enten Skrumáž nebo Kanban-tavlen. Du kan også præsentere det for din klient og forklare principperne for sprint.
výsledek? Po dnešním úvodním zasedání er du klar til at definere din jerntriangel, nejlepší rozpočet, vše omfanget og tidsbegrænsningerne. Fantastické, co?
"Začněte a nový projekt sdružovat: på PM-til-klient-niveau
og derefter med dit tým."
Sådan starter du projektt med dit team
Nu hvor du kender svarene fra din klient, kan du begynde at arbejde på projektt. Tag det roligt, pořadatel kopat selv og få dit team med på banen.
- Opbyg dit tým
For at opbygge et drømmehold til dit projekt, skal du først získejte kapacitu zdroje jídla. Få et aktuelt overblik over forsinkede opgaver og problemer med timeallokering. Tag hensyn til teammedlemmers ferie og deres faktiske arbejdsbelastning. Hvis der er en specifik rolle, der skal besættes, tøv ikke med at ansætte en professional udefra virksomheden.
výsledek: Et fuldt dækkende team baseret på tid + arbejdsbelastningskapaciteter, registrujte se a zadejte PM-værktøj. - Opret Kick-off mødet
Inviter alle, der skal arbejde på projectt. Præsenter de fakta, du har lært fra din din klient, og opmuntre dine teammedlemmer til at stille spørgsmål. Vær ikke skuffet, hvis du ikke kan besvare nogle af dem, på trods af din forberedelse til kick-off. Tværtimod, vær rád za at lære om hullet, før du falder i det!
TIP: Afhængigt af projectt og dit forhold til klienten kan du også overveje at invitationre din klient til kick-off mødet.
výsledek: Gennemgang med klienten eller fortsæt til arbejdsnedbrydningsstrukturen. - Få overblik over alle idéer
Hvis du læser vores blogy regelmæssigt, har du nok bemærket, at vi ofte henviser vores læsere til mapování mysli. Brug Mapování mysli-værktøjet til at udnytte, at hele teamet er samlet i ét rum - eller i ét opkald. Skriv alt ned, der er muligt at levere i hele projektt. På denne måde opretter du en liste over alle idéer, og senere kan du prioritere dem og overføre nogle af dem til opgaver.
výsledek: En visuel liste over alle mulige opgaver, opreettet af alle teammedlemmer, der arbejder på projectt. - Organizační operace a Ganttův diagram
Når du ved, hvilke opgaver der skal leveres, kan du organizisere dem i tidsrammen. Den nemmeste måde ve společnosti gøre det på er ved at bruge træk og slip Easy Gantt. Tilføj milepæle, delopgaver og relationshiper mellem opgaverne. Når det er klar, kan du dele det med dit team, så alle medlemmer kan se, hvordan deres arbejde afhænger af og er relatedret til hinanden.
výsledek: En visuel organizating af opgaver i tidsrammen.
"Projekt typu Hvis du har en gentagenda,
spar tid ved at bruge en projekt skabelon."
Závěr
Starten af projectt bestemmer hele dets forløb og endelige levering. Pro at undgå de mest almindelige fejl i begyndelsen af et nyt projekt, brug et sæt værktøjer, der hjælper dig med ve společnosti få dit team ombord bedre. Men frem for alt, tag dig tid med klienten og indsamle dyb and detaljeret information om projektets formål og forventninger til det.
At starte et nyt projekt på den rigtige måde? Nemt.
Opgrader til forbedrede værktøjer til projektplanlægning, -styring og -control.
