Как да внедрите База от знания 2.0 v Хармония: Историята на Easy Software

Какво е Knowledge Base 2.0

Това е перфектният начин за достъп do знанията на компанията, интегриран v Easy Redmine a ор от инструменти за организиране a мащабиране на документация, ръководства, пероѿовансиероѿевенсичероѿевенсиция о и други нужди за поддържане на знания в организацията.

Přečtěte si více

Как го създадохме

• Какво беше предизвикателството: В Easy Software количество вътрешни знания, които да се споделят, стана твърде сложно зашонино зашония Просто набор от статии в категории вече не беше достатъчно.
• Какво ни беше необходимо: Търсехме специализирано приложение, свързано възможно най-тясно с Easy Redmine. Определено трябва да бъbro
• Коя решение избрахме: BlueSpice отговаря перфектно на дефиницията. Това е решение с отворен код, специализиран инструмент за уики, с комплексна приспеосог с Easy Redmine.

Как се извърши миграцията

Вече имахме съществуващи данни в нашата предишна база от знания. Искахме да прехвърлим голяма част от тях в новото решение. Вижте кои седем стъпки направихме:

1. Почистете данните в оригиналната база от знания – започнете преди миграцията. Препоръчваме да сортирате всички статии по дата на "последно обновяване" и даче-напаторче-напаторче-напаторяти

• Ще откриете, че много статии от горната част могат да бъдат просто изтрити
• Други ги поставете в специална категория, наречена „за преглед“ – ще ги актуализирана
• Някои може да бъдат актуализирани веднага
• Останалите могат да останат както са

Je to dvakrát:

• Ако повече хора ще преглеждат статиите, може да е добра идея да ги маркирате по някакъв начин или да зададете приозенонаперерсенана р „Прегледани“.
• Проверете и заглавията на статиите. Ако съдържат проблемни символи, те могат да причинят проблеми по времиграми на Najdete je na mediawiki.org ohledně заглавията на страниците и Právní titulní znaky.

Přečtěte si více

2. Инсталирайте базата от знания 2.0 – техническо предоставяне на функцията. Тъй като работим v Easy Cloud, to není nic jiného, ​​než co potřebujete

3. Извършете някои тестови миграции – не бяхме сигурни за резултата, затова направихме тестова миграция

• Проверихме заглавията на страниците, форматирането на съдържанието,разаглавия, пирара жения) a категориите
• Проверихме колко време ще отнеме (имахме 900+ статии за мигриране)
• Направихме необходимите промени в съдържанието на оригиналната база от знания,тизаная,тизнаная блюдения от тестовата миграция
• „Опреснихме“ приложението на базата от знания 2.0 – премахнахме всички данни

4. Информация за нашите потребители

• Информирахме ги за датата на производствената миграция = след това основният изинодствената ата от знания 2.0. След това потребителите ще имат само достъп за четене до оригиналниките ставотиезиемо достъп както изглеждат сега и преди
• Проведохме няколко кръга обучение на потребителите a умения на администраторите

5. Производствена импортиране

• Денят дойде, когато ще кликнем бутона и миграцията ще бъде извършена
• След нашата първа проверка, намалихме правата за всички роли в оригиналната базен оригиналната базен мо за четене

Вижте процеса на миграцията

6. Вътрешна поддръжка

• Определихме някои колеги a канал v Microsoft Teams, където нашите потребители могатпонавсиотровонавсиотровонавсиововонавси кционирането на базата от знания 2.0
• Някои проблеми след миграцията бяха открити в производството. Тъй като все още имахме оригиналната база от знания активна, успяхмепяхме па решевим ne

7. Деактивиране на оригиналната база от знания

• След около 6 седмици заявките за вътрешна поддръжка отслабнаха
• Деактивирахме оригиналната база от знания от нашето приложение Easy Redmine
• Препоръчваме да направите резервно копие, преди да деинсталирате плъгина

Как компанията прие промяна

Всяка промяна в организацията отнема някакво време, за да бъде напълно приета. Началото е най-трудното, затова трябва да продължаваме да напомняме на нашепотере нашепиотере z nové sestavy.

В случая с Базата от знания 2.0, очевидното е, че ако не знаете нещо, опитайте да търсите първо (крушка в страничното меню). Ще видите резултати не само във формата на заглавието на статията (както в оритатинанона) и в съдържанието на страниците на първо поглед => има голяма вероятност датритолуче поледа ябва да отивате някъде другаде.

Когато потребителят бързо a лесно намира желаното знание от други, те са по-склонни да споделят своите знания с тези други, за да върнат услугата и чувството.

Как протече внедряването

kategorie

Té бяха импортирани от оригиналната База от знания, което е страхотно. Но структурата (категории и подкатегории) не можеше да бъде технически импортирана. Първото, което направихме, беше да прегледаме категориите, в които са органстиранини

Започнахме с 3 основни "измерения" na категориите:

• Publikum - за кого е най-полезна страницата - множество опции са позволени като
• Odbyt
• Vývoj
• marketing
• Všechno
• Тип документ - какъв вид знания се споделя. В крайна сметка всеки тип ще има свой собствен шаблон, така че всички ще изтититижнарититижнардититижнарите Най-добрата практика подсказва, че всяка страница трябва да има само един тип документ.
• Politika
• Tak ano
• Proces
• Записи и записи от обучение
• téma - за какво е страницата. Тази структура може да стане по-дълбока, тъй като в компанията има много теми. Добавянето на страница в категорията Тема е доброволно - не е задължително, акоьнех свохоще све а категория.
• produkt
• Hlavní funkce
• Управление на ресурси
• Help Desk
• Agile board
• infrastruktura
• Облак
• Сървър
• Хибридно решение
• Вътрешна ИТ
• Екипи
• výhled
• Хардуер
• Споделен хардуер
• Индивидуален хардуер

Тъй като всеки редактор може да създава нови категории, правим месечни прегледи, за да не се създават твърде много неясни или еднократно използвани категотритисоркатутритисоркатутитисоркатутритисоркатутритисоркатутритио за да не стане прекалено сложна.

Страници за навигация

Критично е потребителите да навигират добре в новото приложение. Естествен елемент за навигация е главното меню, което е частично персонализируемо. Полезна допълнителна опция е началната страница, която посреща читателите, връзки към статията за най-добри практики за Базианво. към страници, посветени на отделите v нашата компания.

Като щракнете, например, върху Маркетинг, потребителят ще бъде насочаен къзчаІен къзчаІенстнель ине аркетинг, за да прегледа. Той също така съдържа допълнителна информация, която е от значение самто зио

Разглеждаме възможността за използване на страници за навигация за дреригетиранка информация за продукта или общи политики на компанията).

Една стъпка по време

Когато зададете категорите a страниците за навигация, потребителите вечетят могат Това може да изглежда малко безредно в началото, затова имаме няколтме оптредолене наблюдават, че се поддържа някакъв ред.

Вече използваме Knowledge Base 2.0 od няколко месеца и все още сме само на начален етап. Разбираме, че сме далеч от идеалното състояние на перфектно организирана и стизивото състояние на перфектно организирана и стиовот чки потребители (независимо от опита) знаят напамет.

Вярваме, че растежът на базата от знания постепенно, органич-но, от вашите анитрениж акрая води до по-добро приемане, отколкото ако бихме прекарали месеци, подготвевято приемане е потребители щяха да трябва усилено да изучават, за да разберат.

Препоръката ни е да наблюдавате внимателно как потребителите го използват и дитенане ни стъпки към въвеждането на по-точни организационни конфигурации, като шатблоници, като шатбалони типография a т.н. Всяка стъпка, която дори малко усложнява използването на базата от знания зоанаба зоаназа изация, трябва да бъде съпроводена от обяснение как това ползва на всичкиггнасекигнасение заснение

Závěr

Ne v Easy Software завършихме процеса на миграция a внедряване и сега е ваш ред. Като следвате тези съвети и се вдъхновявате, всяка компания,коже да внедрибанова 2.0 оято отговаря на нейните уникални нужди и да запази знанията си в безопасност.

Опитайте го безплатно