Як реалізувати базу знань 2.0 v Harmony: історія Easy Software.

Що таке База знань 2.0

Це ідеальний спосіб доступу до знань компанії, інтегрований v Easy Redmine, якибнйнадуй інструментів для організації та масштабування документації, посібникронв, посівникрінв, якістю та інших потреб для збереження знань в організації.

Zjistěte více

Як ми створили це

• Які були виклики: У Easy Software кількість внутрішніх знань для обміну стала занадто складідною дльерене дольерене . Простий набір статей у категоріях вже не відповідав потребам.
• Що нам потрібно було: Ми шукали спеціалізовану програму, яка була б максимально пов'язана з Easy Redmine. Вона обов'язково повинна бути відкритим джерелом, оскільки ми підатримуєма ми підатримуєма ми підатримуєма итим програмним забезпеченням.
• Яке рішення ми обрали: BlueSpice ідеально підходить за визначенням. Це відкрите рішення, спеціалізований інструмент вікі зі складною адаптанбтедаптанбтедаптанбт ією з Easy Redmine.

Як відбулася міграція

У нас вже були наявні дані в нашій попередній базі знань. Ми хотіли перенести багато з них до нового рішення. Дивіться, які сім кроків ми зробили:

1. Очистити дані в оригінальній базі знань – почніть до міграції. Ми рекомендуємо сортувати всі статті за датою «останнього оновлення» та починати та починати

• Ви знайдете, що багато статей зверху можна просто видалити
• Інші ви поміщаєте в певну категорію під назвою «для перегляду» - ви оновите
• Деякі можна оновити негайно
• Решта можуть залишатися такими, які є

Ще два поради:

• Якщо більше людей будуть переглядати статті, можна якось позначити їх або встановити користувацьке поле - наприклад, «Переноглей
• Також перевірте назви статей. Якщо вони містять проблемні символи, вони можуть викликати проблеми піЗіц часідіі Ось деякі поради на mediawiki.org про назви сторінок to легальні символи назв.

Zjistěte více

2. Встановити базу знань 2.0 – технічна доставка функції. Оскільки ми працюємо на Easy Cloud, це було зроблено майже автоматично

3. Зробити деякі тестові міграції – ми не були впевнені у результаті, тому зробили тестову міграцію

• Ми перевірили назви сторінок, форматування вмісту (заголовки, абзаци, посиланжнет посиланжот горії
• Ми перевірили, скільки це займе часу (у нас було понад 900 статей для мії)рацццця
• Ми внесли необхідні зміни вміст оригінальної бази знань на основі нашинох наштенствовашиох міграції
• Ми «оновили» додаток бази знань 2.0 - видалили всі дані

4. Інформація для наших користувачів

• Ми повідомили їх про дату виробничої міграції = після цього часломзежниа основниа základní verze 2.0. Після цього часу користувачі матимуть лише доступ для читання дотальне ля посилання та порівняння), як вони виглядають зараз і раніше
• Ми провели кілька раундів навчання користувачів та підвищення кваліфікратацорії кваліфікацорії

5. Виробничий імпорт

• Настала день, коли ми натиснули кнопку, і міграція була запущена
• Після нашої перевірки ми знизили дозволи для всіх ролей в оригіналнаьзийве бригінальнійве тільки для читання

Дивіться процес міграції

6. Внутрішня підтримка

• Ми призначили деяких колег та канал v Microsoft Teams, де наші користувачі моглия задаватирнбит о функціонування бази знань 2.0
• Деякі проблеми після міграції були виявлені виробництві. Оскільки ми все ще мали оригінальну базу знань активною, ми змоглипи вирішепуривирішепути повідно

7. Вимкнути оригінальну базу знань

• Після близько 6 тижнів запитів на внутрішню підтримку зникли
• Ми вимкнули оригінальну базу знань з нашого додатку Easy Redmine
• Ми рекомендуємо зробити резервну копію перед видаленням плагіна

Як компанія прийняла зміни

Кожна зміна в організації потребує певного часу для повного прийняття. Найважчі початки, тому ми повинні нагадувати нашим користувачам перевагисе нововововаїисеми нововововадувати

У випадку Knowledge Base 2.0 очевидним є те, що якщо ви щось не знаєте, спробуйте спочатку знайти (лампочка в бічній панелі). Ви побачите результати не тільки у вигляді назви статті (як у вихідномевийймоалуме), a сті сторінок на перший погляд => є велика ймовірність, що ви отримаьнповіддповід ь десь ще.

Коли користувач швидко і просто знаходить потрібні знання від інших, він більш схильний ділитися своїми знаннями з іншими, щоб повернути послугу та відчуття.

Як пройшла реалізація

kategorie

Вони були імпортовані з вихідного Knowledge Base, що дуже добре. Але структуру (категорії та підкатегорії) технічно не можна було імпортувати. Першим, що ми зробили, було переглянути категорії, v які організованні стиор.

Ми почали з 3 основних "вимірів" категорій:

• Аудиторія - для кого сторінка найбільш корисна - дозволяється кілька варіантів, таких ярих
• Odbyt
• rozvoj
• marketing
• Všechno
• Тип документу - який вид знань ділиться. Згодом кожен тип матиме свій власний шаблон, тому вони будуть вигглядатиоартандатиортанатиортаннион Найкраща практика вимагає, щоб кожна сторінка мала лише один тип документу.
• Politika
• Jak udělat
• Proces
• Нотатки та записи тренінгів
• téma - pro сторінка. Ця структура може бути більш глибокою, оскільки в компанії є багато тем. Додавання сторінки до категорії Тема є добровільним - bez registračního poplatku горії.
• produkt
• Основні функції
• Управління ресурсами
• Довідкова служба
• Agile board
• Infrastruktura
• Mrak
• Server
• Гібридне рішення
• Внутрішній IT
• Týmy
• výhled
• Zařízení
• Спільне обладнання
• Індивідуальне обладнання

Оскільки кожен редактор може створювати нові категорії, ми робимо щомісячні перегляди, щоб не створювалося занадто багато незрозумілих або одноразових катнегорструй, катнегорструй, об вона не виходила з-під контролю.

Сторінки навігації

Дуже важливо, щоб користувачі добре орієнтувалися в новому додатку. Природним елементом для навігації є головне меню, яке частково можна налаштувати. Корисною додатковою опцією є домашня сторінка, яка вітає читачів, посилається на статтю про найкращі практики для Knowledge Base 2.0 тнапстєльна про найкращі практики для Knowledge Base XNUMX и, присвячені відділам у нашій компанії.

Клацнувши, наприклад, на Маркетинг, користувач буде направлений на індекс стореплернок гляду. Він також містить додаткову інформацію, яка є відповідною для цього.

Ми розглядаємо можливість використання сторінок навігації для інстурх кринритурх кринритурх крини сторінок клад, інформація про продукт або загальні політики компанії).

[image alt="Сторі

Крок за кроком

Як тільки ви встановите свої категорії та сторінки навігації, користувачітзут вжжуза anim. На початку це може здатися трохи безладним, тому ми маємо кількох принионіна ів, які стежать за тим, щоб дотримуватися певного порядку.

Moje використовуємо Knowledge Base 2.0 v кілька місяців, і ми все ще тільки починаємо. Ми розуміємо, що ми далекі від ідеального стану досконало органіазованоїантої і, яку всі користувачі (незалежно від досвіду) знають наизусть.

Ми віримо, що поступове зростання бази знань, органічно, за допомогіст за допомогрист зоналурист арешті призведе до кращого прийняття, ніж якби ми витратили місяцаі нстгеминда прийняття ші користувачі мусили б вивчати, щоб зрозуміти.

Нашою рекомендацією є уважно спостерігати, як користувачі використовуютиіжно спостерігати, як користувачі використовуютиіжно спостерігати інкрементальні кроки до впровадження більш точних організаційхйЏт конфцих конфцих ни сторінок, правила типографіки тощо. Кожен крок, який хоча б трохи ускладнює використання бази знань на благоїахористаннює винен супроводжуватися поясненням того, як це корисно для всіх зацікавленирх і.

Závěr

Ми в Easy Software завершили процес міграції та впровадження, і тепер ваш черга. Дотримуючись цих порад та беручи натхнення, будь-яка компанія може впрова