Korleis implementere Kunnskapsbase 2.0 a Harmony: Historia om Easy Software

Kva er Kunnskapsbase 2.0

Det er den perfecte måten Å få tilgang til ei bedrift si kunskap, integrert i easy redmine og pátek eit kraftig verktøysesett pro Å zorganisere og skalere dokumentasjon, manualur, prosressar, prosesar, prosessar, prosessar, prosessar, prosesar, innerap innarSap.

Les meir

Korleis vi skapte det

• Kva var utfordringa: Hos Easy Software vart mengda intern kunnskap som lebka delast for komplexs for den tidlegare løysinga. Berre ein vanleg samling z artiklar a kategoriar var ikkje lenger nok.
• Kva vi trengte: Vi var på jakt etter ein spesialisert applikasjon, knytt så tett som mogleg til Easy Redmine. Jedná se o definitivní otevřený zdroj, který je součástí programu Easy Redmine s otevřeným zdrojovým kódem.
• Kva løysing vi valde: BlueSpice passar perfektní až k definici. Odhalte použití open source, speciální wikiverktøy, s komplexními přístupy a integrací s Easy Redmine.

Korleis migrasjonen fann stad

V případě, že všechny údaje o eksisterandech jsou k dispozici v kunnskapsbase. Vi ønska å overføre mykje av dette til den nye løysinga. Sjå dei sju stega vi har tatt:

1. Rydd opp i dataene i den opphavlege kunnskapsbasen – start pro migrasjonen. Vi anbefaler å sortere alle artiklar and "sist oppdatert" data og gå eldste til nyaste.

• Du vil oppdage at mange artiklar frå toppen kan enkelt slettast
• Andre kan du legge i ein spesifikk kategori kalla "for gjennomgang" – du vil oppdatere dei seinare
• Nokre kan oppdaterast umiddelbart
• Resten kan bli som dei er

K fleirovým tipům:

• Dersom fleire personar skal gjennomgå artiklane, kan det vere ein god idé å merke dei på ein eller annan måte eller setje eit tilpassa cítil – pro eksempel "Gjennomgått".
• Sjekk også titlane på artiklane. Dersom dei inneheld problématiskový symbol, kan dei føre til problém pod migrasjonen. Její tipy na mediawiki.org om vedlejší titulek og Lovege titelteikn.

Les meir

2. Instalační program Kunnskapsbase 2.0 – technisk levering av funksjonen. Sidan vi bruker Easy Cloud, vart det gjort nesten automatisk

3. Gjer nokre testmigringar – vi var usikre på resultatet, så vi gjorde ein testmigrering

• Vi sjekka sidetitlar, innhaldsformatering (overskrifter, avsnitt, lenker og bilete) a kategorie
• Vi sjekka kor lang tid det ville ta (vi hadde přes 900 artiklar å migrere)
• V gjorde nødvendige endringar a innhaldet a den opphavlege kunnskapsbasen basert på funna frå testmigringa
• Vi "oppdaterte" Kunnskapsbase 2.0-applikasjonen – fjerna all data

4. Informasjon til brukarane våre

• Vi informerte dei om produksjonsmigrasjonsdatoen = etter denne tida er hovudkunnskapskjelda Kunnskapsbase 2.0. Etter dnes tida vil brukarane berre ha lestilgang til dei opphavlege artiklane (berre for referanse og samanlikning) korleis dei ser ut no og før
• Pro správce jsem držel nokre rundar med brukaropplæring og opplæring

5. Produksjonsimport

• Dagen kom då vi skulle trykke på knappen og migrasjonen vart køyrd
• Etter vår første sjekk, senka vi tillatelsane for alle roller i den opphavlege kunnskapsbasen – til lesmodus

Sjå migrasjonsprosessen

6. Støtte stážista

• Další informace o nových kolezích a kanálech a Microsoft Teams v brukarane våre kunne stille spørsmål o funksjonen til Kunnskapsbase 2.0
• Nokre problem etter migrasjonen vart oppdaga i produksjon. Sidan vi framleis hadde den opphavlege aktiv, kunne vi løysa kvart problem på rett måte

7. Deaktiver opphavleg kunnskapsbase

• Etter omtrent 6 veker vtok førespørslane om intern støtte
• V deaktivovaném stavu kunnskapsbasen od Easy Redmine-applikasjon
• Vi anbefaler å ta ein sikkerheitskopiering før du avinstallerer tillegget

Korleis selskapet aksepterte ein endring

Kvar endring i ein organisasjon tar tid å bli fullt akseptert. Starten er den vanskeligaste, derfor må vi halde brukarane våre oppdaterte om fordelane med det nye systemet.

I tilfellet med Kunnskapsbase 2.0 er det opplagt at om du ikkje veit noko, bør du prøve å søke først (glødelampe and sidepanelet). Du vil sjå resultat ikkje berre i form av tittelen på artikkelen (som i den opphavlege Kunnskapsbasen), men også i innhaldet på sidene ved første blikk => det er stor sjanse for at du får svar utan åtreå stam.

Når brukaren enkelt og raskt finn ønska kunnskap frå andre, er dei meir tilbøyelege til å dele sin kunnskap med dei andre, for å gjengjelde tjenesta og følelsen.

Korleis implementeringa gjekk føre seg

Kategoriář

Dei vart importerte frå den opphavlege Kunnskapsbasen, noko som er flott. Men strukturen (kategoriar og underkategoriar) kunne ikkje teknisk bli importert. Det første vi gjorde var å gjennomgå kategoriane, der sidene er organiserte.

Vi starta med 3 hovuddimensjonar pro kategorii:

• Målgruppe - pro kven er sida mest nyttig - fleire alternative er tillatne som
• Sůl
• Rozvoj
• Marknadsføring
• vše
• Dokumenttype - typ kva kunnskap blir delt. Etter kvart vil kvar typ ha sin eigen mal, slik at dei ser standardiserte ut. Beste praksis seier at kvar side berre skal ha éin dokumenttype.
• Zásady
• Korleis
• Process
• Opplæringsnotat og opptak
• Emne - kva handlar sida om. Denne struktura kan gå djupare, sidan det er mange tema and selskapet. Å legge til side i ein emnekategori er frivillig - ikkje påkrevd, om det ikkje finst ein passande kategori.
• Produkt
• Kjernefunksjonar
• Ressursstyring
• Hjelpeskrivebord
• Agilt tale
• infrastruktura
• Skya
• Tenar
• Hybridløysing
• Stáž v IT
• Tým
• výhled
• Maskinvare
• Felles maskuje
• Individuální maskování

Sidan kvar redaktør kan opprette nye kategoriar, gjer vi månadlege revisjonar for å unngå at det blir oppretta for mange uklare ein-gongs-kategoriar, ein slags rydding and structureen for at det ikkje skal bli kaos.

Navigasjonssider

Det er viktig at brukarane kan navigere den nye applikasjonen godt. Ein naturlig del av navigasjonen er hovudmenyen, jsem delvis kan tilpassast. Eit nyttig tillegg er heimesida, some ønskar lesrane velkommen, lenker til artikkelen om beste practice for Kunnskapsbase 2.0 og lenker til sideder dedikert til avdelingar and selskapet vårt.

Ved å klikke på f.eks. Marknadsføring blir brukaren poslal til indeksen for marknadsføringssider for å bla gjennom. Den inneholder også tilleggsinformasjon some er relevantní berre for den avdelinga.

Vi vurderer å bruke navigasjonssider for andre sorteringskriterium (som productinformasjon eller generelle selskapsretningslinjer).

Eitt steg om gongen

Når du har sett opp kategoriane dine og navigasjonssidene dine, kan brukarane allereie jobbe i det. Det kan verke litt rotete i starten, derfor har vi nokre utpeika správce jsem passar på at det er litt orden.

Vi har brukt Kunnskapsbasen 2.0 i nokre månader no, og vi er berre i startfasen. Vi er klar over at vi er langt frå ein ideell tilstand med ein perfekt organisert and standardisert wiki some alle brukarar (uavhengig av erfaring) kan utenat.

Vi trur at det er betre å gradvis bygge opp kunnskapsbasen, organisk, gjennom engasjerte brukarar, enn å bruke månader på å førebu eit system som brukarane våre måtte studere hardt for å forstå.

Vår anbefaling er å nøye pozorovatel korleis brukarane bruker det og ta små steg mot å implementere meir presise organisatoriske konfigurasjonar, som sidemalar, typografiregler, osv. Kvar steg jsem til og med litt kompliserer bruken av kunnskapsbasen til det beste for organisasjonen din, bør følgast opp med ei forklaring på korleis det gagnar alle zapojení.

závěr

Tento software Easy Software je připraven k migraci nebo implementaci, ani k žádnému jinému. V současné době existuje několik tipů a inspirace, které lze použít k implementaci všech nových Kunnskapsbase 2.0 podle standardů jedné z nejpoužívanějších deira a bevarer kunnskapen deira.

Prød det gratis