Come Implementare la Knowledge Base 2.0 in Harmony: Storia di Easy Software.

Cosa è Knowledge Base 2.0

È perfetto modo perfetto on access alla conoscenza di un'azienda, integrato in Easy Redmine and offer a power set of the instruments per organzare a skalare la documentazione, and manuali, and processi, la gestione della qualità e altre esigenze all coins interno di un'organizzazione.

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Přijďte l'abbiamo creato

• Qual è stata la sfida: V Easy Software, la quantità di conoscenza interna da condividere è diventata troppo complessa for la soluzione precedent. Solo un insieme regolare di articoli in category non era più enoughe.
• Cosa ci serviva: Stavamo cercando un'applicazione specializzata, legata il più možné a Easy Redmine. Sicuramente doveva essere open-source, který podporuje a Easy Redmine podporuje software s otevřeným zdrojovým kódem.
• Quale soluzione abbiamo selezionato: BlueSpice má dokonalou definici. Jedná se o řešení s otevřeným zdrojovým kódem, specializovaný nástroj pro wiki, s komplexní adatovatelností a integrací s Easy Redmine.

Přijďte è avvenuta la migrazione

Abbiamo già avuto dei dati esistenti nella naše precedentní znalostní báze. Volevamo trasferirne gran parte nella nuova soluzione. Vidi i sette passaggi che abbiamo seguito:

1. Pulizia dei dati nella Originale Knowledge Base – inizia prima della migrazione. Consigliamo di ordinare tutti gli articoli na data di "ultimo aggiornamento" e di partire dai più vecchi.

• Troverai che molti articoli dalla parte superiore possono essere semplicemente eliminati
• Altri li metti in a categoria specifica chiamata "da riveder" – li aggiornerai in seguito
• Alcuni possono essere aggiornati immediatamente
• Il resto può rimane così com'è

Due ulteriori suggerimenti:

• Se svou osobou je devono revize gli articoli, potřebbe essere una buona idea contrassegnarli in qualche modo o impostare un campo personalizzato – ad esempio, "Revisionato".
• Controlla anche a titoli degli articoli. Se contengono simboli problemi, potrebbero causare problemi durante la migrazione. Ecco alcuni consigli su mediawiki.org riguardo ai titoli delle pagine a ai caratteri del titolo legale.

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2. Nainstalujte Knowledge Base 2.0 – consegna tecnica della funzionalità. Poiché stiamo utilizzando Easy Cloud, nebo stato fatto quasi automaticamente

3. Effettua alcune migrazioni di prova – non eravamo sicuri dell'esito, quindi abbiamo effettuato una migrazione di prova

• Abbiamo controllato a titoli delle pagine, la formattazione del contenuto (intestazioni, paragrafi, collegamenti e immagini) a kategorie
• Abbiamo controllato quanto tempo ci sarebbe voluto (avevamo oltre 900 articoli da migrare)
• Abbiamo appportato le modifiche necessarie al contenuto della Knowledge Base originale in base alle nostre scoperte dalla migrazione di prova
• Abbiamo "aggiornato" l'applicazione Knowledge Base 2.0 – eliminato tutti i dati

4. Informazioni ai nostri utenti

• Chcete-li získat informace o datech migrazione di produzione = dopo questo momento, la fonte di conoscenza primaria è Knowledge Base 2.0. Dopo questo momento, gli utenti avranno solo accesso in sola lettura agli articoli originali (solo per riferimento e confronto) su come appaiono ora e prima
• Abbiamo tenuto alcune sessioni di formazione degli utenti e di aggiornamento delle kompetentze degli amministratori

5. Importazione di produzione

• È arrivato il giorno in cui avremmo cliccato il pulsante e la migrazione sarebbe stata eseguita
• Dopo il nostro controllo iniziale, abbiamo abbassato le autorizzazioni per tutti a ruoli nella Knowledge Base originale – in modalità di sola lettura

Podívejte se na proces migrace

6. Podpora interno

• Abbiamo designato alcuni colleghi a un canale v Microsoft Teams v cui a nostri utenti potevano fare domande su funziona Knowledge Base 2.0
• Sono stati riscontrati alcuni problémy dopo la migrazione in produzione. Poiché avevamo ancora quello originale attivo, siamo stati in grado di risolvere ogni problema di conseguenza

7. Disabilita la Knowledge Base Originale

• Dopo ca 6 settimane, le richieste di supporto interno sonno diminuite
• Abbiamo disabilitato la Knowledge Base originální z naší naší aplikace Easy Redmine
• Konfigurace efektu zálohování při instalaci zásuvného modulu

Přijďte l'azienda ha accettato un cambiamento

Ogni cambiamento in un'organizzazione richiede del tempo per essere completamente accettato. Gli inizi sono a più difficili, ecco perché dobbiamo continuare a ricordare ai nostri utenti a vantaggi del nuovo sistema.

Nel caso di Knowledge Base 2.0, ovvio è se non si sa qualcosa, provare a cercare prima (lampadina nella barra laterale). Zobrazit jiný než sólo formulář s názvem podle článku (pochází z původní znalostní báze), má anche nel contenuto effettivo delle pagine a prima vista => c'è una buona possibilità che riceverai una risposta senza dover a parte da nessun .

Quando l'utente trova rapidamente a facilmente la conoscenza desiderata dagli altri, è più incline a condividere la propria conoscenza con gli altri, per ricambiare il favore e la sensazione.

Přijďte a proceduta l'implementazione

kategorie

Byli importovat z původní znalostní báze, il che è ottimo. Ma la struttura (kategorie e sottocategorie) non poteva essere importata tecnicamente. La prima cosa che abbiamo fatto è stata quella di rivedere le categorie, in cui le pagine sono organizzate.

Abbiamo iniziato con 3 hlavní "dimensioni" kategorie:

• Publikuji - per chi è più utile la pagina - sono Souhlasite molteplici opzioni come
• Prodej
• Rozvoj
• Marketing
• Vše
• Tip na dokument - che tipo di conoscenza viene condivisa. Vše v pořádku, jiné typy a proprio modely, každý nový typ a standardizované. La buona pratica impone che ogni pagina debba avere solo un tipo di documento.
• Politika
• Jak to udělat
• proces
• Poznámka a registrace formuláře
• Předmět - di cosa parla la pagina. Questa struttura potrebbe approfondirsi, poiché ci sono molti argomenti in azienda. Aggiungere una pagina in una categoria di soggetto è volontario - non richiesto, se non esiste una categoria adatta.
• produkt
• Le funzionalità principali
• Gestione delle risorse
• Help Desk
• Agile board
• Infrastruttura
• mrak
• Server
• Soluzione ibrida
• IT interno
• Tým
• výhled
• technické vybavení
• HW kondice
• HW individuální

Dato che ogni editore può creare nuove kategorie, facciamo revize mensili in modo che non vengano create troppe categorie poco chiare o ad uso single, una sorta di riordino della struttura in modo che non diventi caotica.

Stránka navigace

È fondamentale che gli utenti possano navigare bene nella nuova applicazione. Un elemento naturale per la navigazione è il hlavní menu, che è in parte personalizzabile. Un'utile opzione aggiuntiva è la homepage, che accoglie a lettori, collega all'articolo sulle migliori pratiche na Knowledge Base 2.0 a collega alle pagine dedicate ai dipartimenti della nostra azienda.

Klikněte na marketingový odkaz, který se vztahuje na všechny indexy na stránce marketingu. Contiene anche informazioni aggiuntive che sono rilevanti esclusivamente per quel dipartimento.

Stiamo valutando l'utilizzo di pagine di navigazione per altri criteri di ordinamento (come le informazioni sul prodotto nebo le politiche generali dell'azienda).

Krok za krokem

Dopo aver impostato le categorie e le pagine di navigazione, gli utenti sono già in grado di lavorarci. Potrebbe sembrare un po' disordinato all'inizio, motivo per cui abbiamo alcuni správci designati, che dozorano che sia mantenuto un certo ordine.

Abbiamo USA Knowledge Base 2.0 per un paio di mesi adesso, e siamo ancora solo all'inizio. Realizziamo di essere lontani da uno stato ideale di wiki perfettamente organizzato e standardizzato che tutti gli utenti (indipendentemente dall'esperienza) conoscono a memoria.

Crediamo che far crescere progressivemente la Knowledge base, organicamente, attraverso i tuoi utenti coinvolti, porti infine a una migliore adozione, rispetto a se dovessimo passare mesi a preparare un sistema che i nostri utenti dovrebbero studiare duramente per capire.

La nostra raccomandazione è di osservare attentamente pojďte gli utenti lo utilizzano e fare piccoli passi incrementali verso l'implementazione di configurazioni organizzative più přesné come i modelli di pagina, le regole di tipografia, ecc. Ogni passo che anche leggermente complica l'uso della Knowledge Base na il bene maggiore della tua organzazione dovrebbe essere accompagnato da una spiegazione di come beneficia tutti a soggetti coinvolti.

Závěry

Noi di Easy Software abbiamo completato il migrazione a implementazione ed ora tocca a te. Seguendo questi consigli sopra a prendendo ispirazione, qualsiasi azienda può implement are una nuova Knowledge Base 2.0 che soddisfi le sue esigenze uniche a mantenga al sicuro le Sue conoscenze.

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