Jste připraveni na těchto 7 trendů řízení projektů v roce 2023?

1. Řízení plně vzdálených týmů

Práce na dálku není nový trend, ale určitě s námi zůstane iv roce 2023 - dokonce i velké týmy se poslední dobou přepínají na 100% vzdálenou práci. Pro řízení to znamená další plánování a zajištění synchronizace všech členů týmu.

Jak se připravit:

• Používejte nástroje vytvořené pro udržení synchronizace týmů. Nástroje jako Easy Redmine - špičkové řešení pro vzdálené řízení projektů.
• Poslouchejte potřeby svého týmu. Zeptejte se jednotlivců, jak preferují pracovat, co pro ně funguje a co ne.
• Důvěřujte svému týmu, to je motivuje. Nebyl byste mikromanažerem.

Chcete se dozvědět více o tom, jak získat vzdálených pracovníků? Čtěte více zde. 

Chcete se dozvědět více o tom, jak řídit svůj tým na dálku? Čtěte více zde.

2. Hybridní přístup k řízení projektů

Přáli bychom si, aby existoval jeden přístup k řízení projektů, který fungoval pro všechny projekty a týmy, ale tak to není. V dnešní době musí řídící pracovníci být flexibilní a schopný vybrat nejlepší metodologii. Pro výběr správné metody budou muset zvážit množství práce, charakteristiky a zdroje, přičemž musí být nutné, že není nutné držet se jen jedné metody řízení projektů. Ale pokud přístup funguje a dávám vám správné výsledky, není důležitý, který. 

Jak se připravit:

• Buďte analytický. Jste si jisti, že metodologie řízení projektů, kterou používáte, skutečně odpovídá vašemu projektu? 
• Dozvězte se o potřebách členů všech týmu a přizpůsobte svůj agilní přístup podle toho.
• Buďte flexibilní a odvážní. Přizpůsobte svůj agilní přístup potřebám všech členů týmu.
• Získejte radu. Pokud máte pocit, že potřebujete pomoc, nebuďte stydliví a najděte zkušeného mentora, který vám pomůže přizpůsobit.
• Předávejte své znalosti agilního přístupu i ostatním týmům, jako jsou týmy Ops a další, kteří se mohou učit a těžit z toho.
• Vždy myslete na úspěšné doručení. To je hlavní cíl, nezáleží na tom, zda k němu dojdete pomocí agilního, neagilního nebo kombinovaného přístupu.

"V Easy Software kombinujeme metody, například při vývoji našeho webu. Protože spolupracujeme s externí softwarovou agenturou, která pracuje agilně a má charakteristiky scrumového týmu, ale je také omezena měsíčním rozpočtem a smlouvou SLA, našli jsme způsob, jak pracovat s milníky a plánem, ale stále reagovat agilně. Každý měsíc si stanovíme seznam požadavků s odhadem pracovních hodin a poté v týdenním přezkumu upravujeme plán a prioritu na základě dodávek. Takže nakonec doručujeme nejvýznamnější vylepšení pro tento měsíc a zároveň se držíme zdroje."

Jan Pavera, Product Owner, Easy Software

3. Pokročilá řešení projektového řízení

Pro získání vysokovýkonného projektu potřebujete účinné nástroje pro projektové řízení. Pokročilé nástroje vám pomůže plánovat, plánovat, komunikovat a hlavně úspěšně doručit. Jak přesně pokročilé nástroje ovlivní fáze vašeho projektu?

Plánování projektu - Využívá data z minulých projektů k vylepšení plánování.

Plánování a sledování času - Sleduje čas strávený úkoly a spravuje naplánovaná setkání, termíny, milníky a další. 

Sledování pokroku - Sleduje pokrok projektů a pomáhá vám vidět, zda potřebujete více zdrojů.

Komunikace a spolupráce - Toto vám umožní výměnu důležitých informací s týmy, klienty a zainteresovanými stranami.

Rozpočty a termíny - Umožňuje snadnější dodání v rámci požadovaného rozpočtu. 

Jak se připravit: 

• Získejte jediný nástroj, který vám přinese vše, co potřebujete pro vaše projektové řízení - od efektivního plánování projektů, plánování a sledování času až po hladkou spolupráci a sledování pokroku. Easy Redmine to nabízí všechno.
• Dozvězte se co nejvíce o svém nástroji, abyste jej mohli plně využít. S Easy Redmine se můžete naučit vše, co je třeba, prostřednictvím našeho školicího centra.

4. Optimalizace a produktivita

Nastal čas pro menší efektivní týmy. Týmy, které měly 20 lidí, budou nyní jen týmy o 8 lidech. A tak se musí projektovat manažeři naučit se přecházet od koordinace velkých skupin k řízení menších týmů využívat svůj čas efektivně. Ale nebojte se! Nemělo by to znamenat, že budou všichni pracovat více, jde o to, aby se využilo každého kroku pomocí nástrojů, které vám pomohou udělat.

Jak se připravit: 

• Zbavte se rušení týmu. Zeptejte se sami sebe, jsou všechna naplánovaná setkání skutečně potřebná? Pokud ano, uvažujte o tom, aby byla kratší a efektivnější, aby se týmy mohly právě na své úkoly.
• Zamyslete se nad dynamikou týmu. Jak dobře spolupracují vaši členové týmu? Snažte se o malý, vysokovýkonný tým. 
• Pracujte s chytrými nástroji pro projektové řízení, které vám pomohou být efektivnější.

"V Easy Software, abychom zlepšili účinnost pravidelných setkání, pořádáme workshopy, kde celý tým objasňuje účel setkání, co chtějí z něj odnést a jak se tam dostat. Například jsme zkrátili přezkoumání sprintu z více než 45 minut na 30, protože jsme si kolektivně podávali zprávu, že zde jen podáváme zpětnou vazbu a že není prostor, kde hledáme řešení. Doporučuji provádět tuto pravidelnou kontrolu setkání v každé, například k identifikaci setkání, která již nepřináší hodnotu a jen zabírají čas, nebo tomu, aby si každý člen týmu pomohl, proč tráví čas někde jinde."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. AI a automatizace

Proces mnoha různých průmyslových odvětví jsou již automatizovány - nyní se AI pomalu, ale jistě se bude snažit pomáhat projektovým manažerům. Cílem je použít tyto technologie k řešení času, efektivnější práci a lepším rozhodnutím. S čím nám pomůžete AI a automatizace?

Automatizace úkolů - Některé úkoly, jako například zadávání a analýza dat, budou díky AI vykonávány, abyste ušetřili čas. 

Alokace zdrojů - AI může optimalizovat alokaci zdrojů, aby vám pomohl dokončit projekty efektivně a včas.

Předvídavá analýza - AI bude analyzovat data a předpovídat rizika a výzvy projektů.

Podpora rozhodování - Analýza dat a poskytování doporučení může AI pomoci projektovým manažerům při rozhodování. 

Jak se připravit: 

• Dejte technologii šanci a nebojte se s ní experimentovat.
• Investujte do rozvoje dovedností, které AI chybí, jako jsou vedení, emoční inteligence, osobní komunikace (řešení konfliktů, budování konsensu a přesvědčování) a kreativní řešení problémů.
• Naučte se používat automatizaci plánování nebo vizualizace pro provádění složitých úkolů.

6. Změny v kanceláři projektového řízení

protože se nástroje se stávají chytřejšími a automatizace pracuje, kancelář projektového řízení by mohla projít některými změnami. Mnoho organizací nyní přijímá agilní metody a kancelář projektového řízení musí tyto metody podporovat a usnadňovat. Některé předpovědi uvádějí, že se kancelář projektového řízení bude muset odvrátit od definování týmů a bude se muset zaměřit na více zdrojů strategické plánování.

Zdá se, že se bude muset začít více zaměřovat na otázky "jak", jako například: jak optimalizovat procesy, jak spustit nový projekt včas atd.

Jak se připravit: 

• Zeptejte se sami sebe, jak můžete optimalizovat procesy svého týmu. Zjistěte slabá místa vaší organizace a pracujte na jejich zlepšení.
• Proč nezačít již nyní operovat strategicky v rámci kanceláře projektového řízení?

"Díky transparentnímu sledování projektů, stanovené struktuře a procesům a sjednocenému hlášení přímo v Easy Project, neplýtváme časem na schůzkách kanceláře projektového řízení s nepotřebnými a dlouhými aktualizacemi stavu a můžeme uložený čas věnovat hlavně projektům, které neprobíhají podle plánu. Můžeme se na ně dívat strategicky a optimalizovat jejich průběh, aby byly úspěšně řízeny. A na projektech, které probíhají podle plánu, oslavujeme ještě více jejich dokončení."

Jan Řeřicha, vedoucí kanceláře projektového řízení, Easy Software

7. Důraz na měkké dovednosti a EQ

protože se AI a automatizace nyní starají o "technickou" část, projektoví manažeři s emoční inteligencí budou více než kdy jindy ceněni. Řešení konfliktů, ovlivňování členů týmu, efektivní komunikace, vedení a koordinační procesy se zainteresovanými stranami existuje mnoho věcí, které koordinují všechny - tyto budou tyto v nadcházejících letech velmi důležité. Proto je důležité pracovat na rozvoji svých měkkých dovedností.

Jak se připravit: 

• Vždy si najděte čas na investování do vztahů. Dejte svému týmu najevo, že si vážíte jejich práce a názorů. 
• Buďte pozorní, poslouchejte ostatní a pokud vidíte konflikt, mluvte o něm místo toho, abyste ho přehlíželi.
• Cvičte na svých dovednostech komunikace a empatie.

Závěr

Jak vidíš, technologie dělají mnoho změn v projektovém řízení. Tradiční přístupy již nejsou neefektivnější a automatizace se stává každodenní součástí našich pracovních dnů. Pokud chceme dosáhnout úspěchu, musíme se přizpůsobit - čtením tohoto textu jste již na dobré cestě!